Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как прошить и заверить оригиналы и копии документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Если документы сшиты неправильно, у организации и ответственных за сшивку сотрудников могут возникнуть проблемы. Документацию могут не принять для отчёта в налоговой или же в другой государственной организации. Также велика вероятность, что нужный акт, приказ или другой вид важных бумаг затеряется или не будет вовремя найден.
Если документы сшиты неправильно
Из-за некорректной сшивки может пострадать и само производство. Например, неаккуратная сшивка способна привести к разрыву сотрудничества или к отказу заключения выгодного контракта.
Для восстановления правильности последовательности листов придётся расшить всю книгу и снова её сшить. Затем понадобится провести все те же действия, что и при первом сшивании книги. Если всё прошнуровано через дырки, сделанные дыроколом, то переделать книгу будет проще.
Попробовав прошить документацию иголкой с ниткой вручную, многие начинают искать альтернативные методы. Чтобы облегчить задачу, нужно запомнить:
- Документ из нескольких страниц продырявливают толстой иголкой, в идеале прошивной. Обычная иголка может сломаться.
- В небольшой стопке бумаг можно сделать дырки канцелярским шилом. Чтобы шило дырявило бумаги с легкостью, нужно заточить острие в виде 3-х или четырехгранника, и смазать его мылом.
- В стопке среднего размера можно сделать отверстия дыроколом. Но тогда документацию лучше прошнуровать толстым шнурком или лентой.
- Многостраничные дела можно просверлить шуруповертом или дрелью. В серьезных организациях для прошивки дел имеются специальные станки.
Правила сшивания документов ГОСТ
- Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
- Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
- Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Подлежат прошивке следующие виды документации:
- приказы (как общие, так и личные);
- штатное расписание;
- отчеты (например, авансовый отчет);
- счет-фактуры;
- акты выполненных работ;
- кассовая книга;
- ведомости.
Как пронумеровать листы
В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:
- чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
- номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
- если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
- если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
- если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
- при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
- если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
Прошивка документов: нормы ГОСТ и практические советы
Хотите упорядочить большой объем документации? Узнайте, каким правила прошивки документов нужно следовать при использовании официальных бумаг в делопроизводстве или передаче на архивное хранение. Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации.
Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в . Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом.
Ошибки могут вызвать серьезные последствия: Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку. Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества. Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг.
Как сшивать документы на уголок
Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять. В 2 прокола Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.
Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице. Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки: В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы. После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см.
Как сшивать дело на уголок
На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ( ) лист ». Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью. Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем. Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа. Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала.
Приоритет документам в электронном виде
Налогоплательщик может направить документы в налоговый орган по телекоммуникационной сети через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет налогоплательщика, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в силу п. 2 ст. 93 НК РФ.
Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.
И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех. Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.
Способы сшивания документации
Для того чтобы правильно определиться, как прошивать документы, важно учесть все рекомендации руководства, а также назначение определенных деловых бумаг и наличие необходимых приспособлений. В традиционном формате, отдельные листы документов комплектуют и скрепляют с помощью нитей. Лучше всего такой способ подходит в тех случаях, когда объем документов достаточно небольшой. Используют для этого чаще всего дырокол или иглу. Закрепляют нитку с помощью наклейки, на которую затем ставят специальную заверительную надпись. Для того, чтобы скрепить объемные документы, используют шуруповерт и веревку или очень плотную ленту.
Если речь идет о делах очень большого объема, здесь не обойтись без переплетной машины или специального станка. Также существуют специализированные аппараты и брошюровочные машинки, которые значительно упрощают и ускоряют работу с бумагами. Такие устройства предназначены для того, чтобы скрепить большие папки с помощью пластиковых или металлических пружин. Такое крепление удобно еще и тем, что папки можно без проблем расшить и заново сшить.
Брошюровочно-переплетные станки позволяют выполнять классическое крепление с помощью ниток и иголок.
Как прошить документы в 1 дырку на уголок
Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:
- документы необходимо скрепить в 3 дырки;
- расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
- сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
- на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.
Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.
К сожалению, или счастью, но на сегодняшний день нет единого положения или закона, который поясняет, как правильно готовить документы для сшивки. Прежде чем готовить какие-либо бумаги, нужно уточнить правила инстанции в которую направляетесь. Только так можно избежать ошибок при сшивке.
Согласно нормативам ГОСТа, папки шьются на 4 отверстия. Такой вид сшивки считают основным.
Однозначно, запрещено использовать для сшивки скотч, металлические скрепки, все виды клея. Прошивку проводят только ниткой по проколотым отверстиям.
Каждая государственная организация предъявляет свои требования. К ним относится вид сшивания, заверения и т.д. Наша статья поможет вам сориентироваться в видах сшивки, подскажет тонкости в подготовке папок с документацией.
Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:
- Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
- Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
- Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
- Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
- Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
- Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
- Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
- Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
- Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.
Данная схема идеально подходит для документации, которая хранится в офисе до 10 лет, например налоговая отчетность.
Для работы нужна нить длинной не менее 40-45 см. Ее должно хватить для прошивки документации по схеме 3. Нить распределяйте так, чтобы на хвостики осталось не менее 10 см. Правила сшивания документации нитью читать тут. Ширина между проколами и отступом стандартная.
Техника сшивания по схеме 3 рассчитана на 6 действий. Прошивка проводится двойной нитью один раз.
Как сшить документы на уголок схема
- не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
- допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.
Как и было сказано выше, четких правил по сшиванию делопроизводственных, нотариальных и прочих бумаг не существует, как и специально обученных этому людей. Важно знать не только, как правильно это делать, но и когда нужно прошивать документы. Если вам нужно сдать в архив или подать в суд копии важных документов, а не оригиналы, обязательно уточните, как именно они должны быть заверены. Иногда заверения на общей подшитой книге недостаточно, нужно заверять каждую копию отдельно.
Как прошить документы в 3 дырки схема
Персональная ответственность за сохранность документов организации лежит на ее руководителе. Полномочия по их учету и хранению он может передать специальному подразделению или возложить приказом на ответственное лицо, в том числе, на делопроизводителя или секретаря. А прошивать документы, еще не переданные в архив организации, руководитель может поручить и кому-то из сотрудников подразделения.
Перед тем, как прошивать документы ниткой в 3 дырки, подготовьте проколы в документе. Для этой цели удобнее всего использовать дырокол, а при его отсутствии — шило. Три прокола должны быть расположены на одной прямой, вдоль его кромки листов, уложенных стопкой. Средний прокол – по центру длинной стороны листа, два других — на расстоянии не более 3 см от среднего.
Как пронумеровать листы
В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:
- чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
- номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
- если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
- если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
- если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
- при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
- если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
Как правильно сшить документы на уголок нитками фото
По такому же алгоритму нить потом заводят в третье и последнее отверстия (с тыльных сторон). По завершении процедуры игла должна быть продета с лицевой стороны в дырку № 3 и затем быть связанной в узелок.
Сотрудникам кадровой службы будет полезно знать, что вместо иглы можно использовать шило. Идеальным средством для прошивания будут являться капроновые нити или шпагат. 4 дырки Если кадровый специалист знает, как прошивать в три дырки, то с данным способом у него также не возникнет проблем. Схема почти такая же. Здесь сразу нужно учесть, что расстояние между отверстиями ни в коем случае не будет превышать 1,5 см. Процедура сшивания начинается от второго отверстия сверху, причем начало берется с обратной стороны листа. Затем нить должна выводиться через самое верхнее отверстие и снова нужно пропустить ее через вторую дырку сверху. Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».
Как правильно сшивать документы
Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.
Так, подшивка не может быть очень объемной. Оптимальный размер – до пятидесяти страниц. Если документов много, то лучше разбить их на несколько Дел.
После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.
Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».
Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.
Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.
Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.
Четкого свода правил о том, как сшивать документы, не существует, однако есть нормативы, согласно которым, нужно подшивать все делопроизводственные бумаги в количестве больше одного листа.