Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отчётность в ПФР при смене фамилии». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
Заявление о смене фамилии
В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.
Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!
Вот примерный образец такого заявления:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И
от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:
- копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
- копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ
Сведения об изменении фамилии для ПФ РФ
Подавать отдельную форму «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД) в Пенсионный фонд в связи с изменением фамилии работника не нужно, это законодательно не предусмотрено.
Однако фамилия работника в форме СЗВ-ТД должна соответствовать данным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФ РФ (п. 2.2.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). Информацию о смене фамилии работника передает в ПФ РФ работодатель (п. 1, пп. 2 п. 2 ст. 6, п. 1, 3 ст. 9, п. 2 ст. 10, ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ)).
Как вносить изменения в СЗВ-М при смене фамилии сотрудника
В отчёте СЗВ-М указывают ФИО сотрудников, СНИЛС и ИНН. Пенсионный и налоговый коды выдаются один раз и не меняются. А вот фамилию сотрудник может изменить
Информация в отчёте и в базе Пенсионного фонда России (ПФР) должна совпадать, тогда при проверке не будет ошибок. Если у ПФР пока нет информации о смене фамилии работника, то и в СЗВ-М нужно указывать старые данные.
Изменить персональные данные в базе ПФР может сам сотрудник через личный кабинет на сайте фонда. Или это может сделать работодатель: подать заявление по форме АДВ-2, утверждённой постановлением Правления ПФР от 27 сентября 2019 года № 485п.
Закон не устанавливает срок, в течение которого необходимо предоставить в ПФР сведения об изменении фамилии. Главное, чтобы информация в отчёте СЗВ-М совпадала с той, что есть в базе на дату сдачи отчёта.
Подтверждением того, что информация о фамилии в базе ПФР теперь актуальна, послужит обновлённый СНИЛС. С 2019 года пластиковые карточки СНИЛС не выдают, но сотрудник может предоставить электронный документ или распечатку. После этого можно указывать в СЗВ-М новую фамилию.
Комментарии по заполнению СЗВ-ТД
Разберем актуальные вопросы, касающиеся порядка заполнения отчета СЗВ-ТД.
| Вопрос | Ответ |
| На какую из дат следует ориентироваться при включении события в отчет: издания приказа или вступления в силу кадрового события, которому посвящен этот документ? | Для включения сведений в отчет значимой является дата начала действия кадрового события, а не дата издания приказа о нем |
| Какие записи потребуется сделать в отчете, если кадровое событие вступило в силу с 01.01.2020? | В этом случае нужно отразить 2 записи: события, действующего с 01.01.2020, и события, предшествующего ему |
| Нужно ли показывать в СЗВ-ТД все кадровые события, имевшие место до 2020 года? | Нет. В отчете отражается только то кадровое мероприятие, благодаря которому сформировался статус работника, отвечающий дате 01.01.2020 |
| Имеет ли значение для отражения кадрового статуса по состоянию на 01.01.2020 давность последнего кадрового события? | Нет. Это событие следует показать применительно к тому году, в котором оно в действительности произошло |
| Как отразить в СЗВ-ТД по состоянию на 01.01.2020 кадровое событие, отвечающее переименованию должности работника? | Если последняя запись в трудовой книжке, сделанная до наступления 2020 года, отражала факт изменения названия должности работника, то в СЗВ-ТД следует показать ту должность, которая действовала на 01.01.2020, с видом события «Перевод» |
| Какими будут отчеты по работнику, переведенному в феврале 2020 года на другую должность, а в марте подавшему заявление о выборе способа ведения трудовой книжки? | В этом случае в отчете за февраль будет 2 записи: о переводе, сделанном в отчетном месяце, и о предшествующей ему записи, отражающей статус работника на 01.01.2020. А отчет за март будет содержать только дату подачи заявления в строке, соответствующей выбранному способу ведения трудовой книжки |
| Какому кадровому событию будет соответствовать реорганизация юрлица, проведенная путем присоединения? | Такого события в перечне кадровых мероприятий нет. По смыслу ему соответствует «Переименование», применяемое при изменении названия работодателя |
| Существуют ли какие-то требования в отношении указания номера организационно-распорядительного документа по кадровому событию? | Нет. Он приводится таким, каким отражается в самом организационно-распорядительном документе, вместе с буквенными символами и знаками препинания, использованными в этом номере |
| Как отражать месяц в дате рождения работника — цифрами или прописью? | В правилах заполнения отчета на этот счет конкретных указаний нет. Однако в примерах его оформления ПФР приводит эту запись с использованием буквенных обозначений |
| Обязательно ли внесение в отчет данных по трудовой функции работника? | Заполнение этого реквизита для 2020 года не является обязательным, вносится, если требуется указать конкретный вид выполняемой работы. Шифр кода трудовой функции придется заполнять только с 2021 года и лишь при его наличии |
Кому сообщать о смене названия
О том, что произошла смена названия ООО, налоговая инспекция самостоятельно уведомит внебюджетные фонды и органы статистики. Но ограничиваться этим нельзя.
- Если компания работает с печатью, закажите новое клише.
- Сообщите о смене наименования в банк, где открыт расчётный счёт ООО. Надо будет оформить новую карточку с образцом подписи руководителя и печатью. В банк представьте копии листа записи ЕГРЮЛ, решения участников и нового свидетельства о постановке на налоговый учёт.
- Уведомите контрагентов, сотрудничество с которыми было начато ещё с прежним названием. Хотя формально идентификация партнёров производится по кодам ИНН и ОГРН, но использование недействующего наименования в документах может создать проблемы при принятии расходов.
- Внесите в трудовые книжки запись о переименовании работодателя со ссылкой на соответствующее решение или приказ. Это требование инструкции от Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Что касается трудовых договоров, то их перезаключать не надо, но по желанию работника, можно оформить дополнение с новым названием работодателя.
- Перерегистрируйте кассовый аппарат, если он используется в расчётах. Процедура предусмотрена приказом Минфина России от 29.06.2012 № 94н. Выдача кассового чека, где указано прежнее название ООО, грозит штрафом от 30 до 40 тысяч рублей.
- Если организация занимается лицензируемой деятельностью, надо переоформить лицензию. Госпошлина за эту регистрационную услугу составляет 750 рублей.
- При наличии электронной цифровой подписи ООО её требуется изменить, потому что в ней фигурирует фирменное наименование подписанта. Указание недействующих реквизитов может привести к признанию документов, подписанных такой ЭЦП, нелегитимными.
Чтобы снизить риски отказа в регистрации изменений, рекомендуем подготовить все необходимые документы для смены наименования ООО (решение или протокол, новая редакция устава, заявление Р13001) в личном кабинете с помощью конструктора документов.
Формирование сведений о работниках по форме СЗВ-ТД для представления в ПФР
Форма СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, представляется на зарегистрированных лиц, с которыми заключены трудовые договоры, включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе. Форма заполняется на основании приказов (распоряжений), иных решений или других документов кадрового учета, подтверждающих оформление трудовых отношений между страхователем и зарегистрированным лицом.
Форма заполняется отдельно на каждого сотрудника, если в отчетном месяце произошло одно из событий:
-
прием на работу;
-
перевод на другую работу;
-
увольнение с работы;
-
подано заявление сотрудником о порядке ведения трудовой книжки — на бумажном носителе или в электронном виде.
Порядком, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п, предусмотрено еще несколько мероприятий, которые необходимо отражать в форме СЗВ-ТД, это (п. 2.5.3 Порядка):
-
изменение наименования страхователя;
-
установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
-
лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности и заниматься определенной деятельностью.
Штраф за ошибку в СЗВ-М
Пенсионный фонд может оштрафовать компанию за несвоевременную сдачу отчета и ошибки.
Если организация со штатом 25 и более работников сдаст отчет в бумажном виде — ее оштрафуют на 1000 руб.
Если в отчет попали не все сотрудники, то ПФР считает, что компания не предоставила вовремя сведения на застрахованное лицо. Согласно п. 4 ст.17 ФЗ №27 от 01.04.1996, штраф составит 500 руб. за одного человека.
Пример. В компании «Альфа» работает 40 человек. В отчет забыли добавить 10 человек. Организация заплатит штраф 500 10 = 5000 руб.*
Чтобы избежать штрафа, сдавайте отчеты не в последний день, а на несколько дней раньше от установленного срока. Тогда у вас будет время, чтобы дополнить отчет без штрафа.
Также предусмотрен штраф за ошибку в СЗВ-М. Он составляет 500 руб за каждого сотрудника, по которому допущена неточность. В процессе обработки отчета все ошибки суммируются по каждому сотруднику.
Даже если по одному работнику вы допустили больше 3 ошибок, сумма штрафа по-прежнему останется 500 руб за 1 человека.
Ошибка в указании отчетного периода
Например, распространенной причиной ошибки при заполнении сведений по форме СЗВ-М является некорректное указание отчетного периода. Дело в том, что ячейка «отчетный период» проставляется в программных продуктах ручным способом, поэтому не исключены ошибки.
Будут ли штрафные санкции при направлении повторного отчета по форме СЗВ-М за один и тот же период за пределами законодательно установленного срока?
Пример.
Компания 03.06.2018 г. представила отчет по форме СЗВ-М за май 2018 года. Но ошибочно указала отчетный период — июнь 2018 года.
Данный отчет был принят 03.06.2018 г. (согласно протоколу проверки ПФ)
За июнь 2018 г. компанией отправлен отчет по форме СЗВ-М 04.07.2018 г.
Но указанный отчет не принят ПФР, в связи с наличием ранее отправленного отчета.
Поэтому компанией 06.07.2018 г. был повторно отправлен отчет по форме СЗВ-М за май 2018 г. и корректировка за июнь 2018 г.
Управление ПФР посчитало, что компанией был нарушен срок предоставления отчета СЗВ-М за май 2018 г.
Однако судьи отметили, что повторное представление исправленного отчета по форме СЗВ-М за май не может расцениваться как представление сведений с нарушением срока, поскольку сами по себе индивидуальные сведения, хотя и содержащие ошибки в указании отчетного периода, были представлены своевременно (несмотря на ошибочное указание компанией отчетного периода).
При этом абз.3 ст.17 Закона №27-ФЗ не предусматривает ответственности за нарушение срока предоставления скорректированных данных о застрахованных лицах (Решение АС Тульской области от 30.12.2016 г. №А68-9502/2016).
В другом деле бухгалтер также ошибочно при формировании отчета за июнь проставила период «07» вместо «06». В августе при формировании отчетности была обнаружена ошибка. Поэтому в августе была подана исходная форма СЗВ-М за июнь.
В данном случае судьи согласились с тем, что работодателем нарушен срок представления отчетности за июнь, доказательств сбоя в работе компьютерной программы не представлено, в связи с чем привлечение к ответственности страхователя является законным. Однако в данной ситуации суд снизил в 10 раз размер штрафных санкций (Постановление АС Московского округа от 31.03.2017 г. №А41-59848/2016).
Как подавать СЗВ‑ТД, если сотрудник поменял фамилию?
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.
Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!
Вот примерный образец такого заявления:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И
от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:
- копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
- копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ
Кадровые вопросы: если сотрудница сменила фамилию
Для поиска и исправления любых ошибок в СЗВ-ТД подготовьте себе два окна сразу: Зарплата и кадры – Кадровые документы и Зарплата и кадры – Электронные трудовые книжки с отбором по проблемному сотруднику. Это облегчит вам картину поиска и сразу покажет, какие кадровые документы по сотруднику есть в программе и какие отчеты и вспомогательные документы по нему создавались для ПФР.
Алгоритм действий, который поясняет, как сформировать корректирующий отчет СЗВ-ТД, определен в постановлении ПФР № 730п от 25.12.2019 с учетом изменений, внесенных постановлением № 769п. Если неточность обнаружили на стадии указания первичных данных, вернитесь к предыдущим строкам и внесите изменения. В случае обнаружения ошибок после сдачи необходимо направить корректировки и после того, как сдали корректирующий отчет СЗВ-ТД, внести верные сведения.
Обязательно корректируют в случаях:
- смены наименования работодателя;
- ошибки в уже сданном документе;
- необходимости отменить запись, внесенную в электронную трудовую книжку.
Для каждого вида исправления соблюдайте предусмотренный для этого случая порядок.
Если изменилось наименование работодателя, вот как отправить корректирующий отчет СЗВ-ТД и какие сведения отражать.
- Сведения о страхователе и застрахованном лице отразите как обычно. Старое наименование отражают только в табличной части.
- Заполните таблицу:
- в графе 3 укажите новое название, поставьте дату в графе 2;
- в графе 4 укажите: «старое название» переименовано в «новое название», поставьте дату этого изменения;
- в графах 7, 8 и 9 отразите реквизиты документов — оснований переименования.
Направляйте исправленную форму как обычный отчет.
ВАЖНО! Скорректированную информацию подают тем же способом, что и первоначальную, — в территориальный орган ПФР по месту регистрации (п. 1 ст. 11 закона о персонифицированном учете).
Если сдаете отменяющий и направляете новый, соблюдайте очередность (сначала отменяем, потом корректируем). При несоблюдении очередности возникает ошибка в программе: что такое guid в отчете СЗВ-ТД — это нарушение очереди и дублирование отчетов. Подавая корректировку или отменяя данные, следует указывать тот идентификатор, который ранее присвоен данному мероприятию. Необходимо отправить отменяющую форму, а затем новую, при правильной последовательности такой ошибки не возникает.
Формирование, корректировка и исправление СЗВ-ТД
К названию организации существует ряд законодательных требований, а наряду с ними – неписаных правил, соблюдение которых позволит не только избежать ошибок при регистрации наименования, но и повысить его эффективность.
Любая организация имеет полное и сокращенное наименование, отличающееся расшифровкой ее правовой формы: ООО, ЗАО, ГУП, МУП, ОАО, АКБ и др. (ст. 54 ГК РФ).
Некоторые организации обязаны указывать в своем названии на характер основной деятельности:
- кредитные организации – в названии надо употребить слово «банк», «банковский» и т.п., причем, если оно содержится в аббревиатуре полного названия, например АКБ, в имя его вставлять уже необязательно;
- страховые компании – нужно употребить словоформы слов «страхование», «перестрахование», «страховой брокер» и т.п.;
- ломбарды, биржи – необходимо применить в названии данные слова и/или их формы;
- некоммерческие организации (религиозные, общественные, потребительские и пр.) своим названием должны свидетельствовать о том, чем они занимаются.
ВНИМАНИЕ! Слово «клиринг» в названии вправе применять исключительно клиринговые организации и никакие иные. Аналогичные требования к слову «биржа» и «микрофинансовая организация».
Нельзя включать в название:
- слова, обозначающие органы власти любого уровня (кроме организаций, учрежденных с участием государства);
- ранее зарегистрированные наименования международных и межправительственных объединений;
- слова и сочетания, не отвечающие требованиям морали, гуманизма, интересам общества.
Некоторые слова для использования в названии требуют оформления специального разрешения.
Именовать организацию нужно исключительно на государственном (русском) языке. Это требование не исключает возможности использовать иностранные слова, но только в русской транскрипции.
ВАЖНО! Наименование организации считается зарегистрированным и «занятым» с правовой точки зрения с момента внесения его в ЕГРЮЛ. Только с этого момента его можно начинать применять по назначению: указывать в рекламе, на упаковке товаров, в документации и пр.
Кто бы ни был инициатором смены наименования, владелец, основатели или суд, должно быть официально принято решение уполномоченного органа управления фирмой, как это прописано в учредительной документации:
- общее собрание акционеров;
- собрание учредителей;
- владелец имущества (для муниципальных или унитарных юрлиц).
По каким причинам возможна смена названия компании? Их можно разделить на две группы:
- Добровольное переименование, не связанное ни с какими внешними факторами.
- Вынужденное:
- при реорганизации — например, когда акционерное общество преобразовывается в ООО, необходимо внести изменения в наименование, так как поменялась организационно-правовая форма, а она входит в состав названия;
- по решению суда, если, например, возникает спор об уникальности схожих имен.
Разбираемая нами процедура имеет следующий алгоритм:
- Сначала уполномоченный на то орган предприятия принимает решение о переименовании, о внесении изменений в устав или об утверждении новой редакции.
- Затем подаются необходимые документы на государственную регистрацию в налоговый орган. Более подробно этот процесс можно изучить в специализированной статье на нашем ресурсе.
- После того как факт смены имени организации успешно пройдет указанную регистрацию, следует заняться приведением всего делопроизводства в соответствие с новым наименованием. Вот на этом этапе и понадобится приказ о переименовании организации.
Необходимо отметить, что, несмотря на наименование документа (приказ), организация на его основании не переименовывается (процесс переименования и основания для этого описаны выше). Данный акт служит лишь для того, чтобы руководитель организации имел возможность дать сотрудникам поручения по поводу процесса организации переименования фирмы.
Для того чтобы изменить наименование согласно российскому законодательству, необходимо выполнить целый комплекс действий:
- Внесение изменений, фиксирующих решение о смене названия, в учредительные документы юридического лица и утверждение их решением уполномоченных лиц/органов. Такое решение может быть оформлено как в виде дополнения в устав, так и в новой его редакции в целом.
- Внесение сведений об изменении в единый реестр юридических лиц. Поскольку, согласно ФЗ «О госрегистрации юридических лиц и ИП», в ЕГРЮЛ обязательно содержатся сведения о полном и сокращенном названии, при смене наименования организации указанные сведения в обязательном порядке включаются в реестр.
Комплект документов для этого действия содержит: заявление установленной формы (Р13001), само решение о смене наименования, изменения (дополнения или новая редакция), квитанция об оплате пошлины. Комплект можно отнести непосредственно в регистрирующий орган (налоговую инспекцию) или отослать почтой. - По прошествии пяти рабочих дней изменения должны уже быть внесены в ЕГРЮЛ, и выдано свидетельство об этом. С этого момента изменение названия считается свершившимся.
- Необходимо получить новые регистрационные данные от Пенсионного фонда, ФСС, ФФОМС, а также новые коды статистики (из отделения Росстата). Акционерные общества дополнительно уведомляют ФСФР России. Указанные действия может осуществлять лицо, имеющее право действовать от имени организации (как правило, директор).
- Оповестить контрагентов и банк, осуществляющий расчетное обслуживание, о смене реквизитов.
- Получить необходимые в деятельности лицензии, разрешения на новое наименование юрлица. Переоформление этих документов обычно делается в упрощенном порядке по сравнению с первичным получением. Свидетельства о правах на недвижимость и транспорт не теряют своего действия, но их также желательно перерегистрировать.
- Провести внутренние организационные мероприятия (издать приказ по организации о новом названии, бланках, печатях, трудовых договорах, уведомить всех сотрудников и др.).
Для этого нужно оформит
- в ООО несколько участников — протокол общего собрания;
- у общества один учредитель — решение единственного участника.
Кроме того, надо оформить новую редакцию устава — как минимум в двух экземплярах.
Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме КНД 1151078 (справка 2-НДФЛ).
На бумаге или электронно?
Форма СЗВ-ТД может подаваться как в бумажном, так и в электронном виде.
На бумажном носителе форму могут предоставить работодатели, численность работников которых составляет менее 25. Форма заполняется чернилами, шариковой ручкой (кроме красного и зеленого цвета чернил) печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок, исправлений и сокращений слов.
Сведения заверяются подписью руководителя или доверенного лица и печатью учреждения (при наличии).
В электронном виде форма может подаваться всеми работодателями. Форма, представляемая работодателем, численность работников которого больше 25 человек, заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с законом № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи», при численности работников менее 25 человек — электронной подписью.
Как подавать СЗВ‑ТД, если сотрудник поменял фамилию?
- Напомнит о сроках сдачи
- Учёт переносы в выходные и праздники
- Настраивается по вашим параметрам
- Учитывает совмещение налоговых режимов
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.
Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!
Вот примерный образец такого заявления:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И
от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:
- копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
- копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ
Формирование, корректировка и исправление СЗВ-ТД
Нужно включать только тех сотрудников, по которым в январе 2020 произошли какие-либо события: прием, перевод, увольнение, подача заявления о судьбе трудовой книжке и т.д. Если никаких событий по сотруднику не было, то и в отчет его не нужно включать совсем. Если ни по кому из сотрудников не было событий (и не было переименования организации), то отчет не нужно отправлять совсем.
Конечно же, речь идет о сотрудниках, оформленных по трудовым договорам или контрактам, т.е. по которым и ранее вели бумажную трудовую книжку.
На данный момент автоматически заполняются сотрудники, в кадровых документах которых (прием, перевод, увольнение) установлен флажок «Отразить в трудовой книжке».
В других документах, события по которым также нужно отражать в СЗВ-ТД, такого флажка пока не предусмотрено. Например, в документе «Перемещение в другое подразделение». Такие мероприятия пока нужно вносить в СЗВ-ТД вручную.
Можно найти этот последний документ (прием или перевод) и также поставить в нем флажок «Отразить в трудовой книжке» и записать (провести) документ. Если установлена дата запрета редактирования, придется ее временно снять. Если зарегистрируются перерасчеты — нужно удалить их в разделе Зарплата — Сервис — Перерасчеты (впрочем, за перерасчетами рекомендуется следить всегда).
Если же последнее событие трудовой книжки не связано с приемом или переводом, либо изменять документы прошлого периода не хочется, то такие записи нужно внести в уже имеющиеся строки СЗВ-ТД вручную. Для этого нужно щелкнуть на строке с сотрудником, и откроется форма с таблицей мероприятий по нему.
Также вручную потребуется дополнить СЗВ-ТД событиями до 2020 года, если был перенос данных или эксплуатация программы начиналась на действующем предприятии, и документов приема на работу нет, а есть только документы «Начальная штатная расстановка».
В будущем планируется реализовать средства для автоматического заполнения СЗВ-ТД и в этой ситуации.
Для того чтобы такие номера заполнялись, нужно в разделе «Настройка» найти ссылку «Дополнительные настройки» и в открывшейся по ней форме снять флажок «Удалять префиксы организации и ИБ из номера кадровых приказов». Ведь и ранее, если этот флажок был установлен, такие номера не выводились в печатные формы приказов серии «Т-…».