Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С 2023 года организации смогут оформлять электронные путевые листы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.
Путевые листы: изменения
Новые правила оформления путевых листов утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Что изменилось?
-
Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
- перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
Срок действия путевого листа
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
Продолжительность рейса Когда оформлять Срок действия В день делается один или несколько рейсов в течение смены
До старта первого рейса
В течение дня
Рейс продолжается больше одной смены
До начала рейса
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена
Когда нужен путевой лист
Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 259-ФЗ). В нём указывают маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и другие сведения. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:
- зарплату водителя;
- надбавки водителям за разъездной характер работы;
- затраты на ГСМ;
- затраты на запчасти;
- затраты на парковку;
- компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.
Особенности путевого листа 2023
Организация вправе сама разрабатывать и утверждать форму или использовать единые бланки (Постановление Госкомстата №78 от 28.11.1997). Однако если предприятие занимается перевозкой людей/грузов, учет движения автомобилей должен вестись в утвержденной форме. Использование нового бланка отражается в учетной политике компании. Также, согласно Приказу Минтранса №476 от 07.11.2017, в путевке необходимо прописывать дополнительные данные о владельце автомобиля: для предприятий – ОГРН, для ИП – ОГИП.
ВНИМАНИЕ! Требования приказа Минтранса РФ №152 от 18.09.2008 к оформлению путевок пересекаются с Уставом Автотранспорта. Соблюдать его обязаны перевозчики, которые ввозят что-то и имеют отдельное соглашение о поставках за оплату. Действие закона прекращается, когда речь идет о некоммерческой транспортировке пассажиров/ товаров либо единовременной поездке в собственных целях. Автомобилисту не нужна путевка. Если сотрудник ГИБДД потребует ее, подобные действия рассматриваются как нарушение прав. Постановление о денежном наказании легко отменить в судебном порядке. Во всех остальных ситуациях предусмотрен штраф за езду без п/л в размере 500-3000 рублей (ст.12.13 КоАП РФ).
Путевой лист требуется организациям и индивидуальным предпринимателям в следующих случаях:
- Расчет амортизации.
- Контроль передвижения ТС.
- Учет общих расходов на автотранспорт.
- Учет затрат на ГСМ и топливо (бензин).
- Начисление заработной платы водителям.
Данный документ является подтверждением обоснованности поездки, законной транспортировки пассажиров/груза, исправного состояния ТС и права его управления. Выписывание путевки ведется всегда при эксплуатации машины для рабочих целей. При этом форма собственности значения не имеет. Транспортное средство может числиться на балансе предприятия, быть арендованной у сторонней компании либо быть личной машиной работника и использоваться для потребностей организации. Путевой лист может быть выдан на месяц (30 дней), 1 рабочий день либо на 1 поездку. Новыми правилами заполнения п/л в 2023 году предусмотрена возможность продления периода его действия.
Правила заполнения путевого листа для легкого автомобиля в 2023 году
Особенности заполнения документа прописаны в пунктах 9-18 Приказа Минтранса № 152.
Обязательно указывается порядковый номер в соответствии с хронологией и журналом учета, а также прописываются сведения:
- О владельце ТС:
- правовая форма юридического лица;
- наименование компании;
- ОГРН, местонахождение и телефоны.
- Об автомобиле:
- тип ТС (легковой) и модель;
- реквизиты номерного знака;
- показания километража пробега (одометра), которые снимаются в момент выезда с места парковки и при возвращении на нее по окончании смены;
- дата и время с фиксацией часов и минут выезда и возвращения;
- дата и точное время прохождения технического контроля автомобиля, предваряющего выход в рейс.
- О водителе, который допущен к эксплуатации ТС в рабочую смену:
- ФИО;
- данные прохождения осмотра медика перед рейсом и после с указание точной даты и времени.
Приказ Минтранса № 467 исключил обязанность проставлять в путевой лист штамп работника медицинского профиля, проводившего осмотр водителя. Достаточно заверить его подписью и расшифровкой.
Свою особенность заполнения имеют путевые листы, которые заполняются на один автомобиль и нескольких водителей, управляющие в течение дня посменно. Тогда начальные дата, время и показания километража прописываются в лист того из водителей, кто первым выезжает с парковки, а конечные данные – в лист заезжающего на парковку.
Отразите в путевом листе маршрут движения легкового автомобиля с указанием пунктов следования, расхода бензина в соответствии с показаниями приборов и фактических затрат.
Период действия путевого листа может быть, согласно п. 4 приказа Минтранса от № 152:
- один трудовой день, когда водитель за его продолжительность совершает один и более рейсов. В документе фиксируется дата (ЧЧ, ММ, ГГГГ);
- срок более одного рабочего дня в соответствии с длительностью рейса. Указываются даты его начала и окончания.
Правила заполнения путевого листа для легкого автомобиля в 2022 году
Особенности заполнения документа прописаны в пунктах 9-18 Приказа Минтранса № 152.
Обязательно указывается порядковый номер в соответствии с хронологией и журналом учета, а также прописываются сведения:
- О владельце ТС:
- правовая форма юридического лица;
- наименование компании;
- ОГРН, местонахождение и телефоны.
- Об автомобиле:
- тип ТС (легковой) и модель;
- реквизиты номерного знака;
- показания километража пробега (одометра), которые снимаются в момент выезда с места парковки и при возвращении на нее по окончании смены;
- дата и время с фиксацией часов и минут выезда и возвращения;
- дата и точное время прохождения технического контроля автомобиля, предваряющего выход в рейс.
- О водителе, который допущен к эксплуатации ТС в рабочую смену:
- ФИО;
- данные прохождения осмотра медика перед рейсом и после с указание точной даты и времени.
Приказ Минтранса № 467 исключил обязанность проставлять в путевой лист штамп работника медицинского профиля, проводившего осмотр водителя. Достаточно заверить его подписью и расшифровкой.
Свою особенность заполнения имеют путевые листы, которые заполняются на один автомобиль и нескольких водителей, управляющие в течение дня посменно. Тогда начальные дата, время и показания километража прописываются в лист того из водителей, кто первым выезжает с парковки, а конечные данные – в лист заезжающего на парковку.
Отразите в путевом листе маршрут движения легкового автомобиля с указанием пунктов следования, расхода бензина в соответствии с показаниями приборов и фактических затрат.
Период действия путевого листа может быть, согласно п. 4 приказа Минтранса от № 152:
- один трудовой день, когда водитель за его продолжительность совершает один и более рейсов. В документе фиксируется дата (ЧЧ, ММ, ГГГГ);
- срок более одного рабочего дня в соответствии с длительностью рейса. Указываются даты его начала и окончания.
Что такое путевой лист легкового автомобиля?
Министерство транспорта РФ своим приказом № 476 от 07.11.2017 г. на 2022 год внесло корректировки в шаблон «путевки» легковой автомашины. Выписываемая шоферу «путевка» отображает издержки на получение ГСМ и считается обязательным бланком для любого учреждения, использующего автомашины. В то же время, шаблон такого бланка учреждение может составить в самостоятельном порядке. При этом, должны отображаться обязательные сведения, регламентируемые законодательными нормативами.
Установленные правила выписывания путевого листа начали действовать с 15.12.2017 года. Поправки касаются информации о владельце автомашины. С данного момента требуется отображать ОГРН учреждения или индивидуального предпринимателя. Кроме этого, в документе необходимо отображать дату (с отображением числа, месяца и года) и время (с указанием часов и минут) осуществления пред-рейсовой проверки технического состояния транспорта (ТО), если это предусмотрено законодательными нормативами.
Раньше, ежедневные ТО транспорта осуществлялись перед выездом в рейс с места прописки авто и при возвращении к исходному месту. По внесенным изменениям пред-рейсовую проверку технического состояния автомобиля необходимо выполнять до его выезда с главного места прописки авто.
Несмотря на то, что шаблоны путевых бланков учреждения имеют право разрабатывать по своему усмотрению, записывание установленных реквизитов и применение новых правил при выписывании «путевок» являются обязательными для всех учреждений и ИП, пользующимися легковым транспортом. Причем, соблюдение установленных правил не зависит от того, относится ли данный вид деятельности в учреждении к главному или нет, даже, если в учреждении на балансе находится единственная автомашина, перевозящая руководителя к месту работы и назад.
При выписывании требуется соблюдать следующие нормы:
- Номер документа. Путевые листы нумеруются, с отображением номера в хронологической последовательности. Нумерация осуществляется в каждом учреждении самостоятельно. Чаще всего нумерация начинается с нового года.
- Название. При выписывании документа требуется его правильно назвать, отобразив в бланке его название «Путевой лист легковой автомашины».
- Период действия. В бланке требуется отображать информацию о времени, на протяжении которого он действителен. Документ можно выписывать на один или на несколько дней. Наибольший период, на который можно оформить данный документ – это один месяц.
- Данные о владельце автотранспорта. Здесь отображаются следующие сведения:
- Если владелец является юр-лицом, отображается его название, форма управления, адрес регистрации и контактная информация.
- Если владелец ИП – записывается его ФИО, место стоянки, ОГРН и контактная информация.
- Сведения о автотранспорте. Здесь отображается:
- Тип: легковая автомашина.
- Марка авто.
- Государственный номер
- Данные спидометра при отправлении из гаража и после его возвращения.
- Число и время отправки автотранспорта из гаража и возвращения назад.
- Сведения о шофера автотранспорта. Требуется отобразить ФИО водителя и информацию (число и время) о прохождении им пред-рейсовых проверок.
Новые требования при выписывании «путевок» в 2022 году предусматривают возможность, кроме заполнения обязательной информации, добавлять добавочные сведения, необходимые для учреждения. Поэтому, шаблон «путевки» легкового авто должен быть утвержден руководителем учреждения и закреплен в учетном векторе предприятия.
Что такое путевой лист легкового автомобиля?
Министерство транспорта РФ своим приказом № 476 от 07.11.2017 г. на 2023 год внесло корректировки в шаблон «путевки» легковой автомашины. Выписываемая шоферу «путевка» отображает издержки на получение ГСМ и считается обязательным бланком для любого учреждения, использующего автомашины. В то же время, шаблон такого бланка учреждение может составить в самостоятельном порядке. При этом, должны отображаться обязательные сведения, регламентируемые законодательными нормативами.
Установленные правила выписывания путевого листа начали действовать с 15.12.2017 года. Поправки касаются информации о владельце автомашины. С данного момента требуется отображать ОГРН учреждения или индивидуального предпринимателя. Кроме этого, в документе необходимо отображать дату (с отображением числа, месяца и года) и время (с указанием часов и минут) осуществления пред-рейсовой проверки технического состояния транспорта (ТО), если это предусмотрено законодательными нормативами.
Раньше, ежедневные ТО транспорта осуществлялись перед выездом в рейс с места прописки авто и при возвращении к исходному месту. По внесенным изменениям пред-рейсовую проверку технического состояния автомобиля необходимо выполнять до его выезда с главного места прописки авто.
Несмотря на то, что шаблоны путевых бланков учреждения имеют право разрабатывать по своему усмотрению, записывание установленных реквизитов и применение новых правил при выписывании «путевок» являются обязательными для всех учреждений и ИП, пользующимися легковым транспортом. Причем, соблюдение установленных правил не зависит от того, относится ли данный вид деятельности в учреждении к главному или нет, даже, если в учреждении на балансе находится единственная автомашина, перевозящая руководителя к месту работы и назад.
При выписывании требуется соблюдать следующие нормы:
- Номер документа. Путевые листы нумеруются, с отображением номера в хронологической последовательности. Нумерация осуществляется в каждом учреждении самостоятельно. Чаще всего нумерация начинается с нового года.
- Название. При выписывании документа требуется его правильно назвать, отобразив в бланке его название «Путевой лист легковой автомашины».
- Период действия. В бланке требуется отображать информацию о времени, на протяжении которого он действителен. Документ можно выписывать на один или на несколько дней. Наибольший период, на который можно оформить данный документ – это один месяц.
- Данные о владельце автотранспорта. Здесь отображаются следующие сведения:
- Если владелец является юр-лицом, отображается его название, форма управления, адрес регистрации и контактная информация.
- Если владелец ИП – записывается его ФИО, место стоянки, ОГРН и контактная информация.
- Сведения о автотранспорте. Здесь отображается:
- Тип: легковая автомашина.
- Марка авто.
- Государственный номер
- Данные спидометра при отправлении из гаража и после его возвращения.
- Число и время отправки автотранспорта из гаража и возвращения назад.
- Сведения о шофера автотранспорта. Требуется отобразить ФИО водителя и информацию (число и время) о прохождении им пред-рейсовых проверок.
Новые требования при выписывании «путевок» в 2023 году предусматривают возможность, кроме заполнения обязательной информации, добавлять добавочные сведения, необходимые для учреждения. Поэтому, шаблон «путевки» легкового авто должен быть утвержден руководителем учреждения и закреплен в учетном векторе предприятия.
Где взять актуальный бланк путевого листа 2023
Существуют сервисы, на которых в режиме онлайн формируют лист, в соответствии с нормативными требованиями, беря в качестве примера унифицированный вариант. Исправляют ошибки, добавляют недостающие графы. Как правило, за это взимают плату – 500 рублей.
Разработать новую форму путевого листа легкового автомобиля можно самим, скачав бесплатно стандартный бланк путевого листа в формате Excel. Работая с таблицами, исправляют ошибки в реквизитах, добавляют несуществующие параметры. Так как актуальный образец отсутствует, опираются на Приказ №390, включая необходимые сведения.
При формировании бланка путевого листа автомобиля любым из способов учитывают вид транспортного средства и особенность деятельности организации. Разработанный самостоятельно документ утверждают внутренним распоряжением, отражая в учетной политике компании. Например, для каждого вида берут соответствующую определенному транспорту межотраслевую форму:
- легковые авто – №3 и №3 (спец);
- грузовые – №4-С и №4-П;
- автобусы: №6 – общественный; №6 (спец) – необщего пользования;
- такси – №4
- журнал учета п/л – №8
- товано-транспортная накладная – №1-Т
Кто заполняет бланк путевого листа
На автопредприятиях для заполнения и выдачи п/л предусмотрена должность диспетчера. В крупных компаниях их несколько. В организациях с малым количеством автотехники этим занимается бухгалтер. ИП часто в одном лице совмещает несколько обязанностей: руководителя, механика, водителя и диспетчера.
Путевку готовят заранее. Водителю вручают только после сдачи предыдущего документа. Ответственный за внесение данных:
- ведет журнал учета (нумерации) п/л;
- оперирует данными расчета километража от пункта до пункта;
- расхода топлива определенным видом транспорта при нулевом пробеге и с грузом;
- прописывает задание для водителя;
- выдает заполненный документ работнику под роспись.
До выезда автотранспорта с места парковки водитель с путевкой проходит предрейсовый медосмотр. Получает допуск медика к управлению ТС. Вместе с контролером убеждается в исправности техники, о чем производится соответствующая отметка автомеханика. Расписывается в п/л о приеме автотранспортного средства и в журнале регистрации проведения техосмотра.
Важно: Кроме заверяющих подписей с расшифровкой фамилий + инициалов, медработник и контролер прописывает дату и время прохождения осмотра. Нужно следить, чтобы указанные временные периоды не совпадали. На проведение каждой процедуры требуется от 5 до 15 минут.
Когда автомобиль, автобус или другое транспортное средство использует для коммерческих целей предприниматель, он задается вопросом – нужно ли ему заполнять путевой лист.
Ответ на этот вопрос однозначен, путевой лист должен заполняться всеми организациями и предпринимателями, использующими транспорт. Даже если ИП применяет специальные режимы налогообложения (УСН «доходы» или ЕНВД), при которых учет расходов не ведется, это не освобождает его от обязанности заполнять путевые листы. Кроме того, составляется путевой лист не только с целью подтверждения расходов, но и для расчетов с водителями по оплате труда, а также для учета средств, затраченных на ГСМ. Путевой лист также может быть использован в качестве подтверждающего документа в спорах с налоговой по вопросам применения ЕНДВ или др.
Можно ли выписывать путевой лист на месяц
Оформлять путевые листы ежедневно обязаны только автотранспортные организации. Это связано с тем, что такие документы действительны в течение одного дня (смены).
Путевые листы на месяц разрешено оформлять только при командировках. В этом случае водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78.
Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Законодатели предусмотрели, что оформить документ можно на любой срок не более одного месяца. Так что можно выписывать путевой лист на месяц, 10 дней, неделю либо несколько дней. (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 № 03-03-07/51).
Если один и тот же автомобиль использует сразу несколько водителей, можно оформить несколько бланков путевого листа легкового автомобиля на месяц. Каждый бланк следует оформить на одного водителя (п. 11 приказа Минтранса от 28.11.97 № 152).
Путевой лист на каждый день можно не оформлять?!
Лучше составлять путевой лист с указанием маршрута автомобиля. Это снизит риск, что при проверке налоговая исключит затраты на ГСМ из состава налоговых расходов.
- Приказы Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368 не относят к числу обязательных реквизитов информацию о пройденном маршруте транспортного средства. Однако налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в деятельности организации и, как следствие, об экономически обоснованных расходах на ГСМ (ст. 252 НК РФ, Письма Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
- Судебная практика по вопросу противоречива. Некоторые суды солидарны с контролирующими органами и признают, что если в путевом листе нет информации о маршруте, то расходы на ГСМ необоснованны (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015). Другие арбитры говорят, что отсутствие в путевых листах данных о маршруте автомобиля не является основанием для отказа в подтверждении расходов на ГСМ (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 № КА-А41/9668-10 и от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10).
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Образец заполнения путевого листа 135.5 КБ
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Нормы расхода топлива
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».
В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.
На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.
НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).
Путевой лист легкового автомобиля бланк 2021
- Путевой лист 2021: кто и когда составляет
- Сколько действует путевой лист в 2021 году
- Оформление путевых листов в 2021 году: изменения
- Новый путевой лист с 2021 года образцы
- Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году
- Дополнительные реквизиты путевого листа
- Нормы расхода топлива
- Штраф за отсутствие путевого листа
В январе 2021 года вступили в силу новые требования к заполнению путевых листов и обновились реквизиты. Новый приказ Министерства транспорта РФ имеет важные отличия, в соответствии с которыми форма путевого листа должна быть изменена. В статье мы расскажем о всех изменениях, а также вы сможете скачать образцы путевых листов.
Путевой лист является документом, который помогает осуществлять учет и контроль работы водителей и ТС. Оформление этого документа необходимо для обоснования потребности в аренде или лизинге. Помимо этого, путевой лист подтверждает расходы, которые связаны с использованием ТС, а именно:
- заработная плата водителей;
- затраты на ГСМ;
- затраты на запчасти и парковку;
- Компенсация водителям, которые работают на личных автомобилях.
Составлением путевых листов занимаются все ИП и компании, использующие для осуществления своей деятельности транспортные средства. Сделать это необходимо до начала рейса.
Действие путевого листа в большинстве случаев не может превышать 1 день. Исключением являются рейсы, которые превышают продолжительность рабочей смены. В этом случае срок действия равен длительности рейса или сроку, который соответствует количеству дней, относящихся к рабочей смене.
Похожие записи: