Какой ручкой вносится запись в трудовую книжку

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какой ручкой вносится запись в трудовую книжку». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В глазах работодателя трудовая – это «лицо» работника. Если она заполнена неаккуратно, неграмотно и некорректно, то ее обладатель имеет очень мало шансов устроиться на работу. Человек, который заполняет трудовую, должен понимать всю серьезность того, что он делает, и подходить к этому максимально ответственно.

Что делать, если заканчивается книжка

Когда заканчивается документ, а человек продолжает работать, наступает время открыть вкладыш. Без трудовой книжки вкладыш юридической силы не имеет. В нем продолжается запись информации о деятельности специалиста.

Резюме

1. В кадровом делопроизводстве проявлять фантазию нельзя. Ставить эксперименты с цветом ручки при заполнении трудовых книжек запрещает Инструкция, утвержденная Постановлением № 69.
2. Если допущены ошибки, значит, нужно их исправить. Зачеркивать можно только текст на титульном листе. Записи внутри бланка признаются недействительными, а рядом вносится правильная информация.
3. В работе лучше использовать качественные канцелярские принадлежности. Это обусловлено тем, что Инструкция предписывает писать ручкой, устойчивой к воздействию воды и света.

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Запись о приеме на работу

При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:

1. В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
2. В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
3. В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
4. В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
   • отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
   • делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.

   Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.

5. В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.

Печатью запись о приеме на работу не заверяется.

О переводе на другую должность

Для правильной записи, свидетельствующей о смене занимаемой должности или о переводе в иную организацию или отдел, нужно отступить 1 строчку от предыдущей заметки и продолжать нумерацию учетных записей арабскими цифрами. Форма записи даты должна быть стандартной (вида 02.02.2017г.), несоблюдение правил оформления может привести к тому, что потребуется исправлять что-либо, что влечет за собой становление книжки непригодной для использования, за что работодатель будет обязан выплатить штраф.

Важно! В случае если перевод по должности происходит в одной и той же компании, то указывать ее полное название необязательно. Можно просто написать номер приказа, на основании которого совершен перевод, нынешнюю должность работника и заверить все это через печать и подпись.

Как заполняется титульный лист?

Необходимость в том, чтобы заполнить титульный лист трудовой книжки, чаще всего возникает, если принимаемый сотрудник впервые устраивается на работу (во всяком случае, официально). Поскольку титульник является «лицом» документа, к его заполнению нужно подходить особо ответственно. На титульном листе указывается следующая информация:

• фамилия, имя и отчество владельца книжки, а также дата его рождения;
• уровень образования (например, среднее или высшее);
• наименование профессии;
• дата, в которую открывается ТК;
• подпись лица, заполнившего книжку, а также печать организации (при наличии).

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Даже самые ответственные и внимательные сотрудники иногда совершают ошибки при заполнении ТК. В такой ситуации не нужно паниковать: по действующим правилам внесение исправлений возможно. Итак, как правильно исправить ошибку в трудовой книжке? Главное — помнить, что зачеркивания (как и замазывания) абсолютно неприемлемы.

Например, вы заметили, что допустили ошибку в названии своей компании, однако пытаться исправить каким-либо образом эту запись не нужно. Под записью с ошибкой следует написать следующую фразу: «В наименовании организации была допущена ошибка». После этого необходимо указать правильное наименование.

Если допущена ошибка в записи о приеме на работу или увольнении, нужно под некорректной записью сделать пометку «Запись номер недействительна». Затем в ТК делается новая (правильная) запись.

Если же после записи с ошибкой появились уже другие записи, алгоритм исправления ошибок будет следующим: нужно указать порядковый номер, проставить дату, затем указать, какие сведения не соответствуют действительности и на какие их нужно заменить. В поле 4 нужно указать основания для внесения исправлений (например, реквизиты приказа). Этим способом можно исправлять ошибки и в ТК, и во вкладыше.

Иногда ошибки совершаются при заполнении титульного листа. В этом случае действует исключение: зачеркивания допускаются. Рядом с зачеркиванием нужно написать правильный вариант, заверить его подписью и печатью.

Как исправить ошибки другого работодателя

Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с прежнего места работы, то вариантов несколько.

Отправить кандидата к прежнему работодателю, чтобы тот внес пропущенную запись.

Завести новую трудовую книжку. Если нет документов, которые подтверждают, что сотрудника уволили с прежнего места работы, вносить запись нельзя. Со слов работника делать записи в трудовой книжке запрещено.

Объясните сотруднику, что отсутствие записи об увольнении повлечет сложности при назначении пенсии и расчете стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности. По заявлению сотрудника, например, о потере трудовой книжки, оформите новую трудовую.

Принять работника по совместительству. Иметь два основных места работы по закону нельзя. При проверке трудовая инспекция может посчитать, что сотрудника незаконно приняли на основную работу, и оштрафовать работодателя.

Поэтому, если работник не хочет оформлять новую трудовую книжку, его можно принять по совместительству. Поскольку записи о работе по совместительству в трудовую книжку чаще вносит работодатель по основному месту, то по общему правилу новому работодателю не нужно делать какие-либо записи в книжке сотрудника.

Внести пропущенную запись по подтверждающим документам: основанием будет заверенная копия приказа об увольнении или архивная справка. Компания обязана оказать сотруднику помощь в получении таких документов. Поэтому по просьбе сотрудника отправьте запрос на его прежнее место работы или в архив.

Можно ли заполнять трудовую книжку черной гелевой ручкой

Таким образом, можно сделать вывод, что подписи и на кадровых документах также могут быть сделаны ручкой-роллером, перьевой или гелевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Кадровые советы в пользу работодателя И чтец, и жнец, и в кадрах молодец (для тех, на кого кадры «повесили» дополнительно) Новости сайта 13.04.2018 Пройдите новый мини-тест «Увольнения за прогул» 05.04.2018 Пройдите новый мини-тест «Переводы» Все новости сайта Последние публикации 11-04-2018 Отпуск не переносили, а просто не предоставляли. Оштрафованы за нарушение ст.

Судом первой инстанции достоверно установлено, что в указанные периоды истец осуществлял трудовую деятельность в спорные периоды в *** и в *** в должности водителя *** класса.

В итоге внесения небрежных или неправильных записей у работника может оказаться трудовой стаж не засчитанным, что приведёт его к массе неприятных переживаний и хлопот. Из этого следует, что не только кадровик и работодатель должен быть осведомлён о правилах надлежащего заполнения трудовой книжки, но и работник должен, со знанием дела, убедиться, что его трудовая заполнена правильно.

Порядок заполнения титульного листа

Титульный лист – это источник основной информации о работнике. Здесь указывается имя, фамилия и отчество, уточняется информация о смене фамилии, если имело место такое событие, и пишется информация о том, где учился или служил человек. Ошибок не возникнет, если делать записи по правилам, которые определены правовыми актами.

8 полезных советов, как оформлять книжки:

1. В точности скопировать из паспорта имя, отчество и фамилию. Со слов человека вносить информацию нельзя.
2. Использовать исключительно арабские цифры для указания даты рождения. Например, менеджер Кузнецова Мария родилась 20 февраля. Специалист кадровой службы указывает дату рождения в трудовой: 20.02.1984.
3. Полностью указать наименование учебного заведения, где обучался сотрудник.
4. Уточнить, какое получено образование: начальное, среднее, неполное высшее или высшее.
5. Следить, чтобы бланки заполнялись вовремя. Дается пять дней для внесения информации со дня трудоустройства специалиста.
6. Следить, какой именно ручкой заполнять трудовую книжку. Забыть об использовании карандаша, красной и зеленой пасты.
7. Проверять, чтобы стояло две росписи. Заполненные графы заверяются руководителем или кадровиком, а затем работником.
8. Если специалист работал менее пяти дней, то документ не заполняется. Обязательно нужно заполнять документ для специалистов, отработавших более пяти дней.

Обучение, получение второй профессии и нового разряда

Во время работы в фирме сотрудник может повышать свою квалификацию — посещать курсы, семинары, тренинги. Запись об обучении производится в разделе лСведения о работе». В трудовую книжку следует вносить только записи о ДЛИТЕЛЬНОМ ОБУЧЕНИИ и продолжительных стажировках (от трех месяцев и более). Во-первых, если делать записи обо всех краткосрочных семинарах, которые посетил сотрудник, в трудовой книжке просто не останется места для более важной информации. А во-вторых, это затруднит подсчет трудового стажа и вызовет большое количество счетных ошибок.

Если сотруднику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т. п.), то об этом также нужно сделать запись в разделе лСведения о работе». Установление второй и последующей профессии, специальности, квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или других категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (п. 3.1 лИнструкции по заполнению трудовых книжек»).

Нужно ли заполнять графу 4 раздела лСведения о работе», если делается запись об обучении, присвоении второй профессии, разряда?

Да, нужно. В графе 4 раздела лСведения о работе» необходимо указать соответствующий документ (свидетельство, удостоверение, сертификат и т. п.), его номер и дату.

В трудовую книжку нужно записывать следующие сведения о награждениях (поощрениях):

• о награждении государственными наградами, в том числео присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
• о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
• о других видах поощрения, предусмотренных законодательством, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (п. 24 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»).

Какие сведения вносятся в ТК?

В трудовую каждого работника вносятся сведения о работе, на которую он устраивается и которую выполняет в течение определённого времени. Как правило, это постоянная работа в организации, на предприятии или у индивидуального предпринимателя.

Эти сведения должны содержать:

• дату приёма;
• дату увольнения;
• сведения о работе;
• подразделение;
• разряд или должность;
• основания приёма или увольнения.

Примеры записей различных профессий, таких как водитель, бухгалтер, колхозник и пр. смотрите тут.

Если закончилась трудовая книжка — как правильно продолжить запись? Ни в коем случае нельзя:

1. Продолжать вносить записи в ТК, исправив надпись «сведения о награждении» на «сведения о работе».
2. Вклеивать чистые листы от бланков трудовых или разлинованные на компьютере (от руки) самостоятельно.

Вносим сведения о работе

Первым делом обратите внимание, что записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 12 февраля 2013 г., то в трудовой книжке делается запись: «12.02.2013».

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение» (п. 1.1 Инструкции).

Следующее общее правило — все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Коротко расскажем о наиболее часто встречающихся ошибках при внесении сведений о работе.

Сведения о работе по совместительству

В силу ст. 60.1 ТК РФ работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого (внешнее совместительство).

Совместительство — выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ст. 282 ТК РФ), причем количество работодателей, с которыми могут заключаться такие договоры, законодательством не ограничено.

На основании ст. 66 ТК РФ работодатель по основному месту работы по желанию работника может внести в трудовую книжку сведения о работе по совместительству. Такая запись производится на основании документов, подтверждающих совместительство, — надлежаще заверенной копии приказа или справки.

Особенностью записи о работе по совместительству является то, что в графе 3 обязательно должно быть указано: работник принят именно по совместительству. А вот при приеме на основное место работы делать соответствующее уточнение не нужно.

Отметим, что запись о совместительстве может идти в трудовой книжке не в хронологическом порядке после записи о приеме на основное место работы. Связано это с тем, что работник мог начать работать по совместительству раньше, чем заключил трудовой договор по основному месту работы.

Пункт 3.1 Инструкции устанавливает следующий порядок внесения записи о работе по совместительству:

• в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи;
• в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя;
• в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
• в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

В настоящее время сложилась определенная практика внесения таких записей в трудовые. В частности, кадровики в графе 3 дополнительно указывают наименование должности, по которой работник трудится по совместительству. Конечно, Инструкцией это не предусмотрено, однако, полагаем, это не будет ошибкой. Приведем пример такой записи.

N записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год
1	2	3	4
				Общество с ограниченной
				ответственностью
				«Апрель» (ООО «Апрель»)
1	11	02	2013	Принят в отдел рекламы	Приказ от
				на должность	11.02.2013
				специалиста по связям с	N 17-к
				общественностью.
2	16	07	2013	Принят на работу по	Приказ
				совместительству в	ООО «Фортуна» от
				Общество с ограниченной	16.07.2013 N 41
				ответственностью
				«Фортуна» в отдел
				развития продаж на
				должность
				мерчендайзера

Заполнение титульного листа

Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.

На титульном листе указывается:

Важно! Поскольку раньше применение печатей было обязательным для всех, то трудовые книжки старых образцов должны быть с печатями. Вместе с тем работодатель не вправе делать выводы о том, что ТК без печати является недействительной.

Мнение о недействительности ТК без печати есть, и его источником является Пенсионный фонд. Органы ПФР зачастую раньше отказывали пенсионерам в принятии книжек без печатей, но суды всегда в таких спорах поддерживают граждан. Судьи говорят о том, что работники не обязаны нести ответственность за ошибки своих работодателей.

Основные требования при оформлении трудовой книжки

Общие правила установлены в статьях 66 и 84.1 ТК РФ. Детализация этих норм содержится в двух документах. Первый — Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением правительства РФ от 16.04.03 № 225; далее — Правила). Второй документ — Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69; далее — Инструкция).

С 1 сентября 2021 года начнет действовать новый порядок ведения трудовых книжек (утв. приказ Минтруда от 19.05.21 № 320н; далее — Порядок). С этой же даты утратит силу Инструкция. Но основные положения (за некоторым исключением), сохранятся. Перечислим общие требования, которые нужно учитывать при заполнении трудовой книжки.

Во-первых, все записи вносятся ручкой. Она может быть шариковая, гелиевая или перьевая. Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета. При этом н ужно следить, чтобы чернила не выцветали со временем, поскольку трудовая книжка должна служить работнику до самой пенсии. Есть одно исключение — первоначальную запись о работодателе в раздел «Сведения о работе» можно внести путем проставления соответствующего штампа (письмо Роструда от 19.08.15 № 1922-6-1).

Похожие записи:

• Последствия заявления о фальсификации доказательств в арбитражном суде
• Новые условия льготной ипотеки-2023
• Как оформить в собственность излишки земли на своем участке