Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевые листы: новые требования с марта 2023 года». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Объем израсходованного бензина или газа в путевке также указывают, для этого есть отдельное место бланке. Здесь размещают информацию о марке топлива, его количестве (то, что было выдано и то, что пришлось докупать на заправках), остаток горючего в баке перед поездкой, а также объем, оставшийся после окончания рейса.
Журнал с 1 марта 2023 года
Из порядка заполнения путевых листов c 1 марта 2023 года исключили указание на обязанность ведения журнала их регистрации. Однако компании и ИП смогут вести журнал добровольно, если это необходимо. В 2023 году журнал учета путевых листов можно вести, как и прежде:
- в бумажном виде;
- в электронном виде.
Однако важно понимать – с 1 марта 2023 года вы ведете этот журнал «для себя». Проверяющие не вправе его запрашивать для проверки, поскольку с 1 марта 2023 года обязанность по ведению журнала исключена. Поэтому сами решайте как будете (или не будете) работать с журналом путевых листов.
Напомним, что в типовом журнале отражается следующая информация:
- Номер путевого листа;
- Дата выдачи;
- ФИО и табельный номер водителя;
- Госномер авто;
- Подписи водителя, диспетчера и бухгалтера.
В “своей” форме вы вправе исключить ненужные поля или добавить необходимые реквизиты.
Срок действия путевого листа
Путевой лист нужно оформить или сформировать в электронном виде до выпуска транспортного средства на линию.
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
| Продолжительность рейса | Когда оформлять | Срок действия |
|
В день делается один или несколько рейсов в течение смены |
До старта первого рейса |
В течение дня |
|
Рейс продолжается больше одной смены |
До начала рейса |
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена |
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Подробно о нарушениях и штрафах — в таблице:
| Нарушение | Кто проверяет и штрафует | Нормативный документ | Размеры штрафов |
|
Водитель работает без путевого листа |
ГИБДД |
Ст. 12.3, 12.31.1 КоАП |
Водитель — 500 руб. |
|
Путевой лист не подтверждает расходы на работу ТС |
ФНС |
НК РФ, ст. 122 |
20% от доначисленного налога |
|
Нет отметки о медосмотре |
ГИБДД или Минтранс |
Ст. 12.31.1 КоАП |
Водитель — 3 тыс. руб. |
|
Роструд |
Ст. 5.27 КоАП |
Директор — от 15 до 25 тыс. руб. |
|
|
Росздравнадзор |
Ст. 11.32 КоАП |
Водитель — 1 000 — 1 500 руб. |
|
|
Нет отметки о техническом контроле |
ГИБДД или Минтранс |
Ст. 12.31.1 КоАП |
Водитель — 3 тыс. руб. |
Путевки для легковых автомобилей
Служебным легковым автомобилем считается транспортное средство, принадлежащее юридическому лицу и его предприятию. Грузоподъемность таких авто обычно небольшая.
Служебный транспорт и человек, управляющий им, могут быть наняты. В таком случае обязательным становится заполнение путевого листа. Этот документ предоставляет гарантии обеим сторонам трудовых отношений: наниматель уверен в том, что работа выполнена в полном объеме, а водитель имеет письменное подтверждение своих действий. Путевой лист – это своеобразная страховка, которую не могут заменить расписки или устные договоренности.
Обычно в путевке легкового автомобиля указывают следующие данные:
- Дату, когда лист был выдан.
- Его номер и серию.
- Фамилию, имя и отчество водителя, который будет использовать документ.
- Дату и время окончания работы (конец рабочего дня или возвращение из рейса).
Конечно, путевый лист легкового автомобиля должен быть подписан человеком, который хранит и принимает такие документы. Свою подпись ставит также и водитель. Перед этим (при получении путевки) он должен проверить правильность информации.
Обязательно ли вести журнал
Автотранспортные компании, а также другие организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспортные средства, расходы, например, на бензин, должны подтверждать оправдательными документами. Основными документами первичного учета, определяющими показатели работы транспортных средств, являются путевые листы. Также путевые листы служат для начисления заработной платы водителям и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Заметим, что если вы оказываете услуги по отдельным договорам перевозки, то по требованию Минтранса должны вести журнал регистрации путевых листов. Например, по унифицированной форме № 8. Это предусмотрено пунктом 18 , утв. Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152.
Если же вы платными перевозками вы не занимаетесь и, например, своим транспортом забираете товар у продавца, то вести журнал не обязаны. Однако стоит признать, что журнал он удобен для внутреннего контроля за движением листов. Вы всегда можете определить, кому и какой путевой лист выдан, а также сдан ли он в урочный срок в бухгалтерию. Это важно для своевременного расчета и учета расходов на ГСМ, в частности, в 2020 году.
Периодичность ведения
Представленный образец заполнения журнала учета путевых листов предполагает, что данные включают без разбивки по месяцам. Но разрешается делать иначе: с наступлением нового месяца фиксировать сведения на новой странице или даже в новом журнале, если в организации часто выдаются путевки.
Законодательство позволяет выдавать водителям документы на поездку на продолжительный срок. Если за это время транспортным средством пользуется не один, а два водителя, каждому из работников выдают путевку на движение. В этом случае по факту их возвращения в журнал учета выдачи водителям путевых листов вписывают все поступившие бухгалтеру документы. При заполнении реестра большая часть информации дублируется, но это нормально.
Прилагаемый бланк и образец заполнения – это типовая межотраслевая форма №8, которая была принята Постановлением №78 Госкомстата 28 ноября 1997 года. Она долгое время была в ходу, да и сейчас не потеряла своей актуальности.
Однако с 2013 года применение именно такого бланка стало необязательной процедурой. Каждая организация вправе самостоятельно выбирать, какой из форм для отметки выдачи путевых листов она будет пользоваться.
Организация даже может вносить изменения в существующие формы документов для собственного удобства. Главное, чтобы эти действия подтверждались отдельным приказом руководителя с подписью и печатью, а также были отмечены в учетной политики компании.
Если же использовать типовую форму, то такие меры не понадобятся. Кроме того, типовая форма журнала удовлетворяет всем требованиям, которые к ней применяются. Внося изменения в графы, заполняющий рискует столкнуться с ситуацией нарушения трудового или налогового законодательства. По этим и другим причинам форма №8 остается в ходу.
Путевые листы и транспортные накладные переводят в электронный вид
С 1 января 2021 года в путевых листах появляется новый обязательный реквизит — «сведения о перевозке», добавленный к перечню существующих реквизитов Приказом Минтранса от 11.09.20 № 368.
В это поле нужно будет вписывать информацию о видах сообщения и видах перевозок.
Виды сообщения и виды перевозок пассажиров и багажа перечислены в статьях 4 и 5 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ.
Виды сообщения по статье 4 закона № 259-ФЗ могут быть следующими:
- Перевозки пассажиров и багажа, грузов осуществляемые в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении.
- Перевозки в городском сообщении в границах населенных пунктов.
- Перевозки в пригородном сообщении между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно между границами этих населенных пунктов.
- Перевозки в междугородном сообщении между населенными пунктами на расстояние более 50 км между границами этих населенных пунктов.
- Перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением границы, в том числе транзитом.
Правилами оформления путевых листов уточнено, какие отметки ставятся для медосмотра водителя до рейса и по возвращении.
Отметки, подтверждающие медосмотр водителя в путевом листе
| медосмотр | отметка |
| Предрейсовый медосмотр водителя | «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» |
| Послерейсовый медосмотр | «прошел послерейсовый медицинский осмотр» |
По правилам транспорт нельзя выпускать в рейс до проверки его технического состояния. Соответствующие отметки должны быть проставлены в путевом листе.
Нужно ли вести учет путевых листов?
Оборот на предприятии путевых листков должен находиться под строгим учетом руководителя и бухгалтерии. До 1997 года правила ведения журнала были унифицированы и оформлялись по форме №8, однако после 2013 года точное соответствие стало необязательным, но желательным.
ИП или юрлицо при желании могут спроектировать свой журнал или дополнить необходимой информацией типовую форму, но такая работа потребует затрат усилий и времени. В любом случае удалять обязательные пункты запрещено, а вносить дополнительные сведения – можно.
Журнал учета должен храниться не менее 5 лет. Период, на который он должен оформляться, чаще всего равен 1 календарному году. Однако данный срок можно уменьшить до 1 месяца.
В журнал обязательно должны быть внесена следующая информация:
- дата выдачи путевого листа водителю;
- дата его получения от водителя;
- дата приема документа в бухгалтерию организации.
Обязательно ли вести Журнал учета движения путевых листов
С момента внедрения Журнала в 1997 году документ был обязательным для ведения для организаций и предприятий, независимо от форм собственности и организационно-правовой структуры. Фирма, на балансе которой числились автотранспортные средства, должна была вести Журнал учета движения путевых листов в обязательном порядке.
В 2013 году в силу вступили законодательные изменения, в соответствие с которыми обязательство по ведению Журнала для организаций и предпринимателей упразднено. Таким образом, с указанного периода решение о необходимости использования Журнала при учете движения путевых листов принимается каждым субъектом хозяйствования в индивидуальном порядке, исходя из производственной необходимости.
Согласно действующей практике, в настоящее время Журнал в своей деятельности используют крупные компании, а также автотранспортные и логистические фирмы, в собственности которых находится большой автопарк.
Общее понятие путевого листа
Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевой лист на месяц нельзя.
О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы оформляете путевые листы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Обязательно ли вести Журнал учета движения путевых листов
С момента внедрения Журнала в 1997 году документ был обязательным для ведения для организаций и предприятий, независимо от форм собственности и организационно-правовой структуры. Фирма, на балансе которой числились автотранспортные средства, должна была вести Журнал учета движения путевых листов в обязательном порядке.
В 2013 году в силу вступили законодательные изменения, в соответствие с которыми обязательство по ведению Журнала для организаций и предпринимателей упразднено. Таким образом, с указанного периода решение о необходимости использования Журнала при учете движения путевых листов принимается каждым субъектом хозяйствования в индивидуальном порядке, исходя из производственной необходимости.
Согласно действующей практике, в настоящее время Журнал в своей деятельности используют крупные компании, а также автотранспортные и логистические фирмы, в собственности которых находится большой автопарк.
Обязательно ли вести журнал
Автотранспортные компании, а также другие организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспортные средства, расходы, например, на бензин, должны подтверждать оправдательными документами. Основными документами первичного учета, определяющими показатели работы транспортных средств, являются путевые листы.
Заметим, что если вы оказываете услуги по отдельным договорам перевозки, то по требованию Минтранса должны вести журнал регистрации путевых листов. Например, по унифицированной форме № 8. Это предусмотрено пунктом 18 , утв. Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152.
Если же вы платными перевозками вы не занимаетесь и, например, своим транспортом забираете товар у продавца, то вести журнал не обязаны. Однако стоит признать, что журнал он удобен для внутреннего контроля за движением листов. Вы всегда можете определить, кому и какой путевой лист выдан, а также сдан ли он в урочный срок в бухгалтерию. Это важно для своевременного расчета и учета расходов на ГСМ, в частности, в 2020 году.
Журнал предназначен для контроля за движением путевых листов. По нему можно проследить, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли они их сдали в бухгалтерию.
Любым организациям и индивидуальным предпринимателям, чья сфера деятельности связана с оказанием транспортно-перевозочных услуг, полагается вести журнал учета путевых листов в обязательном порядке. Указание основано на нормах Федерального закона № 259-ФЗ от 18.11.07 и Приказе Минтранса от 18.09.08 г. № 152.
Что касается предприятий, не связанных напрямую с оказанием услуг транспортно-перевозочного характера, но пользующихся автотранспортными средствами в процессе своей деятельности, наличие журнала учета путевых листов не является обязательным для таковых, но может использоваться для систематизации и упрощения учета используемых в работе данных.
Журнал учета выдачи водителям путевых листов (для промышленного транспорта)
Развернуть ▼
Путевой лист, или по-простому, «путёвка» – это документ, заполненный бланк, содержащий информацию о транспортном средстве, пути назначения, грузе и т.п. Путевые листы введены для учета пробега, работы водителя, статистики по маршрутам. На предприятии, где водителям ежедневно выдаются путёвки, в обязательном порядке заводят журнал учета выдачи водителям путевых листов, который, в свою очередь, обеспечивает сохранность информации о каждом выданном путевом листе. Выдача путёвок производится перед выездом машины по назначению. Ответственность за корректное заполнение и выдачу путёвки лежит на диспетчере или другом уполномоченном сотруднике транспортного предприятия. Идентификация путевого листа происходит по следующим номерам: номер автомобиля, табельный, гаражный номер. Заполнять сам путевой лист могут несколько лиц: диспетчер, сам водитель, в случае, когда транспорт передается другому водителю за пределами гаража, владелец транспорта, заказчики. Важная информация для водителей: в путевом листе указывается количество топлива, показания спидометра на момент выезда, все эти численные показатели списываются с предыдущей путёвки. Если указанные остатки нулевые, необходимо провести корректировку цепочки по топливу. Заполняем журнал учета выдачи путевых листов
Данный документ, журнал учета выдачи водителям путевых листов, представляет собой бланк в твердом или картонном переплете, который насчитывает 64 печатных страницы. Существует такой вид полиграфической продукции, в котором сто листов. Оформление данного журнала регулируется приложением №8 к Правилам по эксплуатации транспорта и охране труда, которые, в свою очередь, были утверждены специальным постановлением Министерства труда и социального развития (от 07.07.1999 г.).
Итак, внутри журнал учета выдачи путевых листов состоит из таблицы с графами, в которые поочередно вносится следующая информация: дата выезда, ФИО водителя, номера документов на право вождения и заводские транспортного средства. Далее описываются ФИО и должность лица, ответственного за использование транспортного средства, заполняется графа «номер путевого листа». Особенности при выпуске автомобиля на линию: проставляется подпись уполномоченного лица, выдавшего путёвку и подпись водителя, который ее получил. При возвращении с выезда фиксируется подпись получившего путевой лист обратно и подпись водителя, его сдавшего.
На сегодняшний день различный типы документов на предприятии, в том числе и журнал учета выдачи водителям путевых листов выпускаются в готовом виде, с определенным типом обложки и количеством страниц. Поэтому сотрудникам, уполномоченным такой журнал заполнять, не нужно создавать документ вручную и пронумеровывать страницы. Это экономит время, помогает лучше организовать работу предприятия, а если речь идет о транспортных операциях, скорость работы очень важна. Форма журнала учета выдачи водителям путевых листов соответвует Приложению 8 к Межотраслевым правилам по охране труда при эксплуатации промышленного транспорта (напольный безрельсовый колесный транспорт), утвержденным Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 7 июля 1999 г. N 1 Выписка из «ПОТ РМ-008-99. Межотраслевые правила по охране труда при эксплуатации промышленного транспорта (напольный безрельсовый колесный транспорт)» (утв. Постановлением Минтруда РФ от 07.07.1999 N 18) (ред. от 21.04.2011) Приложение 8. Журнал учета выдачи водителям путевых листов: 4.1.13. Работник, ответственный за безопасную эксплуатацию транспортных средств: а) оформляет и выдает выезжающим на линию водителям и принимает от водителей по возвращении с линии путевые листы с регистрацией в журнале учета выдачи путевых листов; Графы журнала учета выдачи водителям путевых листов: 1. Дата 2. Ф.И.О водителя 3. Номер удостоверения на право управления транспортным средством 4. Тип, заводской номер транспортного средства 5. Должность и фамилия, имя, отчество ответственного за безопасную эксплуатацию транспортного средства 6. Номер путевого листа 7-8. При выпуске на линию — Подпись выдавшего путевой лист — Подпись водителя, получившего путевой лист 9-10. При возвращении с линии — Подпись принявшего путевой лист — Подпись водителя, сдавшего путевой лист ПАМЯТКА ВОДИТЕЛЯ ПРОМЫШЛЕННОГО НАПОЛЬНОГО БЕЗРЕЛЬСОВОГО КОЛЕСНОГО ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА
1. Перед выездом на линию водитель обязан:
1.1. Проверить техническое состояние транспортного средства.
При обнаружении неисправностей (особенно тормозов, рулевого управления, замка зажигания или электрозамка, звукового сигнала, освещения) на линию выезд не допускается. О неисправностях необходимо немедленно доложить лицу, ответственному за техническое состояние транспортных средств, и лицу, ответственному за безопасную эксплуатацию транспортных средств.
1.2. Проверить наличие удостоверения на право управления транспортным средством.
При отсутствии удостоверения выезд на линию не допускается и об этом необходимо доложить лицу, ответственному за безопасную эксплуатацию транспортных средств, и своему непосредственному руководителю.
1.3. Пройти предрейсовый медицинский осмотр.
1.4. Получить в установленном порядке путевой лист, проверить правильность его оформления и наличия в нем необходимых записей, подписей и отметок. Расписаться в путевом листе.
При обнаружении в путевом листе ошибок, несоответствий доложить об этом лицу, выдающему путевой лист, и своему непосредственному руководителю.
2. При работе на линии водитель обязан:
2.1. Соблюдать требования скоростного режима, дорожной разметки, дорожных знаков, светофорного и других средств регулирования и обеспечения безопасности дорожного движения.
2.2. Переезд через железнодорожное полотно осуществлять по организованным переездам с соблюдением следующих требований:
а) на регулируемых переездах переезд осуществлять при разрешенных сигналах, при отсутствии угрозы со стороны рельсовых транспортных средств, двигаясь на первой передаче при устойчивых оборотах двигателя. Остановка транспортного средства на железнодорожных путях и ближе 5 м от головки ближайшего рельса не допускается;
б) на нерегулируемых переездах при подъезде к переезду не ближе 5 м от головки ближайшего рельса остановить транспортное средство и убедиться в том, что путь для движения свободен, угрозы со стороны рельсовых транспортных средств нет. После этого осуществить переезд через железнодорожное полотно с выполнением требований к режиму движения по п. 2.2 «а»;
в) в случае непредвиденной остановки транспортного средства на железнодорожном переезде немедленно принять меры к эвакуации транспортного средства и оповещению о создавшейся опасной обстановке на железнодорожном переезде по обоим направлениям движения по железнодорожному пути всеми возможными средствами. Отмена сигналов оповещения об опасности должна производиться только после эвакуации застрявшего транспортного средства за пределы железнодорожного полотна на безопасное расстояние.
2.3. Не допускать к управлению транспортным средством посторонних лиц.
2.4. При необходимости оставить транспортное средство, оно должно быть приведено в состояние, обеспечивающее безопасность для него и окружающих. Ключ из замка зажигания или электрического замка должен быть вынут и находиться у водителя.
2.5. При движении транспортного средства в зоне повышенного уровня шума необходимо подавать частые прерывистые звуковые сигналы, а при необходимости и световые сигналы.
2.6. Не перевозить груз в неустойчивом положении или груз, выступающий за габариты транспортного средства выше установленных норм; груз в неисправной, нестандартной или перегруженной таре; груз, закрывающий водителю обзор пути движения.
2.7. Маневры в стесненных условиях должны производиться по сигналам работника, находящегося вне транспортного средства и имеющего лучшую, чем у водителя, обзорность обстановки в данных условиях.
Путевые листы сотрудникам, работающим на автотранспорте, выдаются единожды за рабочий день или смену. Сам регистрационный журнал заводится с расчетом на годовой период, но в случае необходимости период ведения может быть сокращен до одного месяца, например, если речь идет о единичных длительных поездках вроде командировок.
Ввиду того, что учетная ведомость является первичной документацией, срок ее последующего хранения составляет 5 лет, после чего журнал может быть утилизирован. Следует отметить, что пятилетний срок хранения распространяется не только на бумажные, но и на электронные носители информации.
В законе нет указаний на то, сколько времени надо хранить такой реестр, будь он распечатанный или купленный в магазине. На основании путевых листов и их движения складывается зарплата водителей, налог и база производственных расходов. Подобные первичные документы, сведения о которых заносятся в журнал учета, хранятся в организации не менее 5 лет. Очевидно, что и сам реестр должен храниться столько же.
Действующее законодательство не устанавливает точных рамок для хранения для этого случая. Храните подшитый и пронумерованный документ в организации не менее 5 лет, так как он содержит информацию о первичке (путевых листках). Определите отдельным приказом ответственное лицо за ведение и хранение ЖУ. Под подпись ознакомьте его с порядком ведения документа.
Если в организации не ведется журнал учета выдачи путевых листов, образец не утвержден, то налоговики могу оштрафовать по п. 1 ст. 126 НК РФ. То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию. Если этого не сделать, ИФНС выпишет штраф — 200 рублей за каждый документ.