Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки Хранения Документов По Охране Труда Существуют! Обновлено». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Много ли справок и отчетов накапливается в компаниях, зависит от разных факторов: чем занимается организация, насколько опасны и вредны условия труда и др. Чтобы разгрузить архивы, многие документы переводят в электронную форму. Но большая часть все еще остается на бумаге. Они особенно подвержены порче при воздействии огня, воды, света и плесени. Отсюда и требования к их хранению.
Где хранить документы по охране труда
Состояние и условия хранения архивных протоколов и инструкций контролирует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Из-за длительного срока хранения инструкций по охране труда комиссия дает рекомендации, как подготовить хранилища. Главное требование — оставлять акты и протоколы на долгое время следует в сухих и проветриваемых комнатах. Вдали от попадания осадков и света, желательно без окон, но с вентиляцией.
Помещения предстоит обеспечить:
- средствами пожаротушения;
- охранной и противопожарной сигнализацией;
- специальным оборудованием — шкафами, стеллажами, сейфами и т. д.
Что такое инструктаж по охране труда?
Процедура проведения инструктажей по охране труда является обязательным условием трудовых отношений, которое регламентируется Трудовым кодексом Российской Федерации. Работодатель обязан ознакомить всех сотрудников организации с требованиями безопасности, которые они должны соблюдать во время исполнения своих должностных обязанностей.
Инструктажи по охране труда проводятся:
- с целью ознакомления работников с требованиями локальных и нормативно-правовых актов по охране труда;
- с условиями труда на рабочем месте;
- со способами безопасного производства работ при выполнении своих должностных обязанностей;
- с имеющимися опасными и вредными производственными факторами на рабочем месте.
Другими словами, в ходе инструктажа работнику дается разъяснение, с какими опасными факторами ему придется сталкиваться в процессе работы, какие требования охраны труда действуют в данной организации и в каких документах эта информация закреплена.
Сроки хранения документов по охране труда в 2020 году
В 2020 году вступает в силу Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
| 7.3. Охрана труда | |||
| 407. | Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда): | (1) При вредных и опасных условиях труда -50/75 лет | |
| а) по месту проведения; | 45 лет (1) | ||
| б) в других организациях | 5 лет | ||
| 408. | Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия сертификата |
| 409. | Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда | 5 лет | |
| 410. | Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин: | ||
| а) по месту утверждения; | Постоянно | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| 411. | Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования): | ||
| а) по месту утверждения; | Постоянно | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| 412. | Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников: | ||
| а) по месту утверждения; | Постоянно | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| 413. | Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников | 50/75 лет | |
| 414. | Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда | 50/75 лет | |
| 415. | Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ | 1 год (1)(2) | (1) После закрытия наряда-допуска (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет |
| 416. | Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ | 1 год (1)(2) | (1) После закрытия нарядов-допусков (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет |
| 417. | Гигиенические требования к условиям труда инвалидов: | ||
| а) по месту утверждения; | Постоянно | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| 418. | Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций | 5 лет ЭПК | |
| 419. | Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний | 50/75 лет | |
| 420. | Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| 421. | Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда | 5 лет | |
| 422. | Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет | |
| 423. | Журналы, книги учета: | ||
| а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); | 45 лет | ||
| б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда | 5 лет | ||
| 424. | Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий | 45 лет | |
| 425. | Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве: | (1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — Постоянно | |
| а) по месту составления; | 45 лет (1) | ||
| б) в других организациях | 5 лет | ||
| 426. | Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием: | (1) После замены новыми | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | ||
| б) в других организациях | 3 года (1) | ||
| 427. | Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием | 3 года (1) | (1) При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения — 50/75 лет |
| 428. | Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием | 1 год | |
| 429. | Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств | 5 лет ЭПК | |
| 430. | Переписка по вопросам охраны труда | 5 лет |
Росархив утвердил обязательные сроки хранения документов по охране труда
Росархив опубликовал перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Приказ Приказ Росархива от 20.12.
2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» вступает в действие 18 февраля 2020. Ранее действовавший приказ Минкультуры утратил силу.
Перечень включает документы, которые создаются в процессе деятельности организаций независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности при осуществлении однотипных управленческих функций, с указанием сроков хранения.
В приказ для удобства включен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены все виды документов.
Любые документы фирмы — кадровые, бухгалтерские, налоговые и т.д. — подлежат хранению. Сроки их хранения различны и регламентируются нормативными правовыми актами.
Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить счета-фактуры, вы можете узнать из материала «Какой срок хранения счетов-фактур».
Не являются исключением и документы по охране труда. Они образуются у любого работодателя, создающего для своих работников условия, способствующие сохранению их жизни и здоровья в процессе работы.
Ознакомиться с типовым перечнем документов по охране труда вы можете в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс». Для вас открыт оперативный пробный доступ к ее ресурсам.
Объемы такой документации зависят от множества факторов: степени ответственности работодателя перед сотрудниками, масштабов его деятельности, наличия или отсутствия вредных и опасных условий труда и многого другого.
Поскольку хорошее здоровье человека является важным условием его жизни, любые вредные факторы, воздействующие на него во время трудовой деятельности, должны находиться под особым контролем. А вся документация, связанная с процессом охраны труда, должна сохраняться в течение определенного времени.
Максимальный период, в течение которого отдельные документы по охране труда не могут быть уничтожены, равен продолжительности жизни человека. Но не все документы нужно хранить так долго. Чтобы сориентироваться в сроках хранения, необходимо обратиться к специальным нормативным документам.
ВАЖНО! Сроки хранения документов по охране труда указаны в п. 7.3 Перечня типовых архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (вступил в силу 18.02.2020).
Подробнее о сроке хранения документов по охране труда расскажем далее.
Сколько лет нужно хранить документы по ОТ
В профессиональном стандарте № 524 н указано, что специалисты по ОТ обязаны обеспечить ведение и сохранность документации по виду своей деятельности. В частности, трудовая функция 3.1.1 код A/01.6 требует организовать обеспечение наличия, хранения и доступа к нормативным и локальным актам, в которых содержатся требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности работодателя.
Сколько вести конкретно документов по ОТ, может быть установлено в номенклатуре дел по ОТ, или в положении о СУОТ, где эта номенклатура будет одним из приложений.
Пример:
Если акт осмотра здания хранится 5 лет ЭПК, то по истечении этого срока комиссия решает, имеет ли этот документ ценность. Затем этот документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. Если же ценности нет, комиссия принимает решение об уничтожении документа одним из избранных путей.
В новом приказе Росархива есть указание, что ряд документов по охране труда имеет срок хранения 75/50. Это означает, что срок зависит от того, когда именно было закончено делопроизводство:
Связано это с тем, что с 2003 года многие документы, подтверждающие стаж работы во вредных условиях труда, были переведены Пенсионным фондом и Фондом социального страхования в цифровой формат. Возможно, что скоро документов, подтверждающих стаж работников станет еще меньше, с переходом на электронные трудовые книжки, электронные больничные листы и т.п.
Где хранить документы по охране труда
Много ли справок и отчетов накапливается в компаниях, зависит от разных факторов: чем занимается организация, насколько опасны и вредны условия труда и др. Чтобы разгрузить архивы, многие документы переводят в электронную форму. Но большая часть все еще остается на бумаге. Они особенно подвержены порче при воздействии огня, воды, света и плесени. Отсюда и требования к их хранению.
Состояние и условия хранения архивных протоколов и инструкций контролирует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Из-за длительного срока хранения инструкций по охране труда комиссия дает рекомендации, как подготовить хранилища. Главное требование — оставлять акты и протоколы на долгое время следует в сухих и проветриваемых комнатах. Вдали от попадания осадков и света, желательно без окон, но с вентиляцией.
Помещения предстоит обеспечить:
- средствами пожаротушения;
- охранной и противопожарной сигнализацией;
- специальным оборудованием — шкафами, стеллажами, сейфами и т. д.
Кто проводит процедуру
Обычно проведением инструктажа занимается отдельный сотрудник компании: инженер по охране труда или инспектор, руководитель отдела кадров (т.е. тот, у кого эта функция прописана в должностных обязанностях или тот, кого назначит отдельным приказом директор организации).
На производственных предприятиях за отдельные части инструктажа может отвечать специально подготовленный работник.
Для выполнения своих обязанностей инструктор должен действовать в полном соответствии с программой, которая разрабатывается на стадии создания компании и утверждается руководством. После того, как работник пройдет инструктаж, он обязан расписаться об этом в особом журнале.
Сколько хранить журналы регистрации инструктажей
Чтобы обеспечить безопасность сотрудников, работодатели проводят обязательный инструктаж сразу при приеме на работу. Результаты вносят в специальную книгу, которую предстоит сохранить достаточно долго. В перечне однозначно установлено, какой срок хранения журнала вводного инструктажа по охране труда предстоит соблюдать работодателю — 45 лет (п. 423 а).
Журнал хранится у работника, ответственного за обучение новичков правилам безопасности. Чаще всего регистрационные книги находятся в отделе кадров (если отсутствует подразделение по охране труда), как и другие инструкции, с которыми предстоит ознакомить сотрудников.
Столько же, как и для книги учета вводного инструктажа, составляет срок хранения журнала инструктажа на рабочем месте в настоящий момент (п. 423 а).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие бывают виды инструктажей по охране труда и как их провести. Используйте эти инструкции бесплатно.
Штраф за отсутствие необходимых документов
Указанные в настоящей статье документы должны быть у работодателя в обязательном порядке, в случае проведения проверки контролирующими органами их непременно попросят предъявить. В случае их отсутствия работодателю грозит штраф в размере до 200 тыс. рублей.
Компенсация самозанятым во время карантина — это особые меры поддержки физическим лицам, являющимся плательщиками НПД. Они предусматривают возврат ранее уплаченных налогов и начисление капитала на уплату будущих налоговых платежей.
В чем заключается поддержка малого бизнеса
Меры поддержки малого и среднего бизнеса условно можно разделить на:
- финансовую;
- имущественную;
- нефинансовую (административная, информационно-консультационную).
В периоды устойчивого развития и в кризисы государственное содействие реализуется через специальную инфраструктуру поддержки МСП на федеральном и региональном уровнях.
Где хранить документы по охране труда
Много ли справок и отчетов накапливается в компаниях, зависит от разных факторов: чем занимается организация, насколько опасны и вредны условия труда и др. Чтобы разгрузить архивы, многие документы переводят в электронную форму. Но большая часть все еще остается на бумаге. Они особенно подвержены порче при воздействии огня, воды, света и плесени. Отсюда и требования к их хранению.
Состояние и условия хранения архивных протоколов и инструкций контролирует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Из-за длительного срока хранения инструкций по охране труда комиссия дает рекомендации, как подготовить хранилища. Главное требование — оставлять акты и протоколы на долгое время следует в сухих и проветриваемых комнатах. Вдали от попадания осадков и света, желательно без окон, но с вентиляцией.
Помещения предстоит обеспечить:
- средствами пожаротушения;
- охранной и противопожарной сигнализацией;
- специальным оборудованием — шкафами, стеллажами, сейфами и т. д.
Срок хранения документации службы охраны труда — Cтатьи — Каталог статей
№
Наименование документов
Срок хранения
1
2
3
1
Положения и инструкции о правах и обязанностях руководящих работников и специалистов по охране труда. Должностные инструкции работников отдела охраны труда
На период действия
2
Законодательные и иные нормативные правовые акты, содержащие государственные требования охраны труда
На период действия
3
Приказы, распоряжения работодателя
3 года
4
Текущие информационно-предписывающие документы органов государственного управления, надзора и контроля
3 года
5
Акты, предписания государственной инспекции труда и других органов государственного надзора и контроля
5 лет
6
Доклады, докладные записки, справки, отчеты и информация о состоянии охраны труда
3 года
7
Протоколы совещаний по вопросам охраны труда
3 года
8
Коллективные договоры. Материалы
10 лет
9
Утвержденные программы, планы и сметы мероприятий по улучшению состояния и охраны труда. Отчеты об освоении средств на мероприятия по охране труда
5 лет
10
Планы, графики работы комитета(комиссии) по охране труда
1 год
11
Документы аттестации рабочих мест по условиям труда
45 лет
12
Протоколы инструментальных измерений опасных и вредных производственных факторов на рабочих местах
5 лет
13
Акты обследований условий труда и переписка по вопросам улучшений условий труда
5 лет
14
Документы по расследованию несчастных случаев на производстве(и признанных не связанных с производством)
45 лет
15
Материалы по расследованию профессиональных заболеваний
75 лет
16
Утвержденные нормы выдачи средств индивидуальной защиты и специального питания
3 года
17
Заявки, переписки и другие документы по обеспечению структурных подразделений нормативными документами содержащими требования охраны труда
3 года
18
Программа вводного инструктажа по охране труда
5 лет
19
Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда
45 лет
20
Протоколы заседаний экзаменационной комиссии по проверке знаний требований охраны труда у работников и специалистов
3 года
21
Переписка по организации обучения, проведения краткосрочных курсов по охране труда. Учебные планы и программы краткосрочных курсов по охране труда. Переписка по вопросам проведения консультаций, курсов, семинаров
5 лет
22
Договоры и документы по оказанию услуг и проведения научно-исследовательской работе по охране труда. Сводные перспективные и годовые тематические планы ведения этих работ.
3 года
23
Материалы о передовом опыте и участии в выставках по охране труда
5 лет
24
Переписка по вопросам охраны труда(входящая)
5 лет
25
Переписка по вопросам охраны труда(исходящая)
3 года
Документы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, кадровом учете
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы | Постоянно (1) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Реестр должностей государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации | Постоянно (1) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Реестры федеральных государственных служащих, государственных служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих | Постоянно (1) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: | (1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет | |
| а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; | 50/75 лет ЭПК | |
| б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; | 5 лет (1) | |
| в) о служебных проверках; | 5 лет | |
| г) о направлении в командировку работников; | 5 лет (1) | |
| д) о дисциплинарных взысканиях | 3 года | |
| Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении | 50/75 лет ЭПК | – |
| Уведомления, предупреждения, работников(ам) работодателем | 3 года | – |
| Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв: | – | |
| а) решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей; | 15 лет | |
| б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв; | 5 лет | |
| в) конкурсные бюллетени | 5 лет | |
| Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании): | – | |
| а) претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор; | 3 года | |
| б) лиц, не принятых на работу | 1 год | |
| Документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва организации | 5 лет | – |
| Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных: | (1) После замены новыми | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | 3 года (1) | |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года (1) | (1) После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором |
| Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| Должностные регламенты (инструкции) работников | 50/75 лет | – |
| Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих | 50/75 лет ЭПК | – |
| Личные дела руководителей и работников организаций (1) | 50/75 лет ЭПК | (1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации |
| Акты приема-передачи личных дел государственных и муниципальных служащих при переводе государственных (муниципальных) служащих на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления) | 50 лет | – |
| Характеристики, справки об объективных сведениях на работников | 5 лет | – |
| Листы собеседования, стажировочные листы водителей | 5 лет | – |
| Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования (1) | (1) Невостребованные работниками – 50/75 лет |
| Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника | 50/75 лет | – |
| Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | 1 год | – |
| Отчеты работников о командировках | 5 лет ЭПК | – |
| Графики отпусков | 3 года | – |
| Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий | 3 года | – |
| Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников | 3 года | – |
| Документы (справки, характеристики, представления, переписка) по назначению на должности, заключению служебных контрактов с государственными и муниципальными служащими | 5 лет | – |
| Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе | 5 лет | – |
| Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе | 5 лет (1) | (1) После снятия с учета |
| Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе | 5 лет | – |
| Кодексы профессиональной этики: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним | 1 год | – |
| Списки: | – | |
| а) членов руководящих и исполнительных органов организации; | Постоянно | |
| б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; | Постоянно | |
| в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий; | Постоянно | |
| г) работников, прошедших аттестацию; | 5 лет | |
| д) кандидатов на выдвижение по должности; | До замены новыми | |
| е) совмещающих работу с получением образования; | 5 лет | |
| ж) работников, вышедших на пенсию, ушедших в отставку; | 5 лет | |
| з) лиц, выезжающих за границу | 5 лет | |
| Книги, журналы, карточки учета, базы данных: | – | |
| а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; | 50/75 лет | |
| б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); | 50/75 лет | |
| в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; | 50/75 лет | |
| г) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; | 5 лет | |
| д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; | 5 лет | |
| е) лиц, подлежащих воинскому учету; | 5 лет | |
| ж) отпусков; | 5 лет | |
| з) прихода и ухода работников, местных командировок; | 1 год | |
| и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации; | 50/75 лет | |
| к) выдачи служебных заграничных паспортов | 5 лет |
Документы о противодействии коррупции
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Планы противодействия коррупции | Постоянно | – |
| Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции | Постоянно | – |
| Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера | 50/75 лет | – |
| Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции | 5 лет | – |
| Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов | 5 лет | – |
| Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений | 5 лет | – |
| Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими | 5 лет | – |
| Уведомления работодателя работниками: | – | |
| а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов | 5 лет | |
| Журналы, базы данных регистрации: | – | |
| а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих; | 5 лет | |
| г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов; | 5 лет | |
| д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов; | 5 лет | |
| ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | |
| Переписка по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | – |
Документы по охране труда: сроки хранения журналов, инструкций и других документов по охране труда
Локальные нормативные акты подлежат хранению. Срок хранения установлен Приказом Росархива от 20.12.2021 № 236 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Этот приказ является обязательным для всех работодателей, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности. Номенклатура дел охраны труда должна быть составлена с указанием в разделе 7.3 Перечня сроков хранения.
| Наименование документов |
Условия хранения |
|---|---|
| Отчеты по проведению спецоценки условий труда (СОУТ), перечни рабочих мест сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда) | По месту проведения — 45 лет, однако при наличии вредных и опасных условий труда — 50 лет (документы закончены после 1 января 2003 года) и 75 лет (документы закончены до 1 января 2003 года). В других организациях — 5 лет (в организации, которая проводила СОУТ) |
| Наряд-допуск на производство работ с повышенной опасностью, журнал учета работ по нарядам и распоряжениям | В течение 1 года после закрытия наряда-допуска, при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве — 45 лет |
| Документация по медосмотрам | 5 лет ЭПК, то есть через 5 лет комиссия определит, какие документы нужно отобрать на постоянное хранение, а какие можно утилизировать |
| Расследование и учет профессиональных заболеваний | • 50 лет — если документы закончены после 1 января 2003 года • 75 лет — если документы закончены до 1 января 2003 года |
| Расследование и учет несчастных случаев | 45 лет |
| Документы, подтверждающие обучение по охране труда: — протоколы проверки знаний — журналы инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) |
5 лет 45 лет |
| Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием | 1 год |
| Программа производственного санитарного контроля | 5 лет |
Следует учесть, что Росархив не является федеральным исполнительным органом по охране труда, поэтому допускает устаревшие, ненужные формулировки. Например, в пункте 408 приказа указано, что в организации должны храниться 5 лет «Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности)».
Эти документы понадобятся, если вы соберетесь возмещать затраты на предупредительные меры в ФСС, или если к вам придет проверка ГИТ. Также и в личных карточках выдачи СИЗ и смывающих нужно указывать №№ сертификатов или деклараций, поэтому копии всегда нужно хранить под рукой.