Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести нумерацию в книге учета трудовых книжек». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.
Как заполняется книга?
Заполняется книга учета движения трудовой книжки по тем же правилам, что и трудовая книжка. То есть заполнять ее необходимо простой шариковой ручкой. Цвет ручки может быть как синим, так и черным или фиолетовым. Особых требований к цвету заполнения книги учета не существует. В ней ни в коем случае не должно быть никаких зачеркиваний, исправлений, а тем более подчисток. Также в данной книге запрещается что-либо исправлять корректором.
Если вдруг в книге учета трудовых книжек была допущена ошибка, то эту запись следует признать недействительной, а нужная запись пишется ниже.
В эту книгу вносятся все сведения о трудовых книжках и их вкладышей каждого работника. На какой срок принят работник, значения не имеет. Она ведется до полного окончания, а после окончания передается в архив, где хранится в течение следующих пятидесяти лет. Только после этого ее можно уничтожить.
Хранится книга учета в строгой отчетности и выдается человеку, который отвечает за ведение трудовых книжек. У работодателя обязательно должны иметься трудовые книжки всех работников, которых он принял на работу. Сами книжки должны быть записаны в книге учета трудовых книжек.
Порядок выдачи трудовой книжки
При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.
Как вносить исправления?
Книга учета трудовых книжек – документ строжайшей отчетности, поэтому недопустимы исправления букв, обведение их несколько раз, зачеркивание, замазывание корректором или стирание ластиком.
В том случае, если сделана неверная запись и необходимо внести исправление, можно воспользоваться одним из данных способов:
- Одной линией полностью зачеркнуть запись, рядом или ниже написать правильно, указать: «Исправленному верить», поставить подпись и ФИО того, кто внес изменения.
- После неправильной записи сделать приписку: «Запись за номером таким-то считать недействительной», после чего вносится верная запись.
Никакие другие способы исправления не являются законными.
Что такое книга учета движения трудовых
Книга учета движения трудовых книжек это специальный журнал, который должен вестись на каждом предприятии или у каждого предпринимателя.
Форма этого документа утверждена еще в далеком 2003 году Постановлением Минтруда №69 от 10 октября. С тех пор бланки документов не изменились.
В книге отражается приход книжки при приеме сотрудника в штат и ее выдача в случае увольнения работника, а также другие случаи движения трудовых книжек и их вкладышей.
| ВАЖНО! Форма такой книги учета строго унифицирована законодателем. Её составление в произвольной форме не допускается |
В связи с тем, что форма книги строго оговорена, ее нужно либо купить в специализированном магазине, либо получить бланк посредством интернета, распечатать и заполнять в соответствии с требованиями законодательства.
Как уже было сказано выше, в книге учета отражаются все движения трудовых книжек и их вкладышей. В таблице рассмотрим подробнее как и когда делаются записи в книгу.
Как правильно оформить журнал
Журнал учета уведомлений ЭТК состоит из обложки и табличной части. На титульном листе нужно указать такие сведения:
- полное и краткое наименование организации или ИП;
- название документа;
- дату начала ведения журнала и дату окончания.
В табличной части отображают следующую информацию:
- порядковый номер записи;
- Ф.И.О. и должность сотрудника;
- реквизиты приказа, на основании которого сотрудник был зачислен в штат;
- отметку о вручении уведомления о переходе на ЭТК;
- подпись работника, которой он подтверждает факт получения уведомления;
- дата получения заявления от работника об отказе или продолжении ведения обычной трудовой;
- Ф.И.О. и должность ответственного сотрудника, который заполнил журнал и выдал уведомление.
Как можно исправить ошибки в книге
Все мы люди и все делаем ошибки. Поскольку книга учета составляется вручную, человеческого фактора не избежать.
Как можно делать исправления, не оговорено в нормативных документах, в Правилах по заполнению тоже таких положений нет.
Тем не менее, существуют общепринятые правила как поступать в подобных ситуациях. Здесь может быть 2 варианта:
- Надпись, где допущена ошибка, зачеркивается одной чертой и рядом делается правильная запись, пишется «Исправленному верить». Здесь же указывается кто сделал исправления, ставится подпись. Такой вариант хорош разве что для записей, которые являются последними, так как в противном случае делать правильную запись будет просто негде
- При использовании второго варианта исправления вносятся по той же схеме, что и в трудовых книжках. То есть на пустой строке нужно написать «Запись номер…недействительна», а ниже внести верные данные. Таким способом и пользуются обычно кадровые специалисты.
Правила ведения журнала учета выдачи трудовых книжек
Стандарт ведения данного документа регламентирован Трудовым кодексом, «Правилами ведения журнала учета трудовых книжек № 225» от 16.04.2003 года. Форма журнала выдачи трудовых книжек, включающая 13 граф, утверждена постановлением Министерства труда РФ от 10.10.2003 года.
В журнале регистрируются трудовые книжки, поступающие, при принятии сотрудника на работу. Учету подлежат и книжки, заведенные на предприятии для сотрудников, впервые приступающих трудовым обязанностям.
В журнале используется порядковая нумерация каждой поступающей трудовой книжки. Оформление новой книжки требует заполнения 11-ти граф при поступлении на работу и еще 2-х, при увольнении сотрудника.
Как правильно нумеровать журнал учета трудовых книжек: карандашом или ручкой?
С какой страницы начинать нумерацию книги учета трудовых книжекПри отсутствии круглой печати организация вправе использовать любую другую печать, содержащую все необходимые сведения об организации и ее месте нахождения. Обоснование: В соответствии с ч. 2 ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются федеральным органом исполнительной власти.
Скачать образец документа
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
ФОРМА КНИГИ
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ
----T----------------T---------T--------T---------T---------T----------T--------T------T--------T--------¬
¦No.¦Дата приема на ¦Фамилия, ¦Серия и ¦Долж- ¦Наиме- ¦Дата и No.¦Расписка¦Полу- ¦Дата вы-¦Расписка¦
¦п/п¦работу, заполне-¦ имя и ¦ номер ¦ность, ¦нование ¦приказа ¦ответ- ¦чено ¦дачи на ¦работни-¦
¦ ¦ния трудовой ¦отчество ¦трудовой¦профес- ¦места ¦(распо- ¦ственно-¦за за-¦руки ¦ка в по-¦
¦ ¦книжки или ¦владельца¦ книжки ¦сия, спе-¦работы ¦ряжения) ¦го лица,¦полне-¦трудовой¦лучении ¦
¦ ¦вкладыша в нее ¦трудовой ¦ или ¦циаль- ¦(с указа-¦или ино- ¦приняв- ¦нные ¦книжки ¦трудовой¦
¦ +-----T----T-----+ книжки ¦вкладыша¦ность ра-¦нием ¦го реше- ¦шего или¦тру- ¦при ¦книжки ¦
¦ ¦число¦ме- ¦ год ¦ ¦ в нее ¦ботника, ¦струк- ¦ния ра- ¦запол- ¦довые ¦увольне-¦ ¦
¦ ¦ ¦сяц ¦ ¦ ¦ ¦который ¦турного ¦ботода- ¦нившего ¦книжки¦нии ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦сдал тру-¦подраз- ¦теля, на ¦трудовую¦или ¦(пре- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦довую ¦деления),¦основа- ¦книжку ¦вкла- ¦краще- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦книжку ¦куда ¦нии ¦ ¦дыши ¦нии тру-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦или на ¦принят ¦которого ¦ ¦в них ¦дового ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦которого ¦работник ¦произве- ¦ ¦(руб.)¦догово- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦заполнена¦ ¦ден при- ¦ ¦ ¦ра) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦трудовая ¦ ¦ем ра- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦книжка ¦ ¦ботника ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦или вкла-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дыш в нее¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----+----+-----+---------+--------+---------+---------+----------+--------+------+--------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦
L---+-----+----+-----+---------+--------+---------+---------+----------+--------+------+--------+---------
Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Вы нашли то что искали?
* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!
Смежные документы
- Книга: образцы (Полный перечень документов)
- Поиск по фразе «Книга» по всему сайту
- «Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них».doc
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Форма книги учета движения документов государственного фонда данных
- Форма книги учета предоставленных сведений из государственного реестра уставов муниципальных образований
- Форма книги учета движения бланков разовых пропусков за каждый день на промышленных предприятиях и других объектах Министерства морского флота СССР
- Форма книги учета работы с документами государственного фонда данных территориального органа Роснедвижимости
- Форма книги учета товаров, хранящихся на таможенном складе
- Форма книги учета движения документов государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства, страховых копий
- Форма книги учета поступлений документов при организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
- Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
- Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке в архивном фонде Российской Федерации, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
- Форма книги учета утвержденных документов в области стандартизации
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
Работник ставит подпись в журнале только в момент получения документа, удостоверяя факт получения и дату выдачи.
Шаг 4. В следующей ячейке (6) укажите информацию о трудовой: серию и номер. Если есть вкладыш, то нужно указать и его данные тоже.
В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны. Записи вносятся вручную разборчиво. При трудоустройстве необходимо соблюдать пятидневный срок заполнения книги учета. Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа.
Как опечатать журнал учета сургучом Второй вариант фиксации сшивки журнала учета, который устанавливает постановление Правительства № 225, — сургучная печать. Самый простой способ опечатать книгу подобным образом — обратиться в ближайшее почтовое отделение.
Новая книга считается продолжением той, которая была перед ней. Поэтому заполняться она должна в соответствии с предыдущей книгой. Аналогичным образом необходимо заполнить вкладыши в новой книге. Ведение нового журнала осуществляется таким же образом, как и старого. Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.
Книга должна быть опломбирована или удостоверена печатью организации при ее наличии (п. 41 правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, разъяснения, утв. приказом Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).
Пломбу изготовить просто. Выведите концы скрепляющей нити, которой вы прошивали журнал, к внутренней стороне его задней обложки. Поместите их между двумя квадратиками белой бумаги и склейте эти квадратики. Прикрепите пломбу к внутренней стороне обложки.
Ответственность за ведение документа, согласно «Правил ведения журнала учета трудовых книжек» несет работодатель. Соответствующим приказом, руководителем назначается ответственное лицо — специалист отдела кадров. В организациях, где такого отдела нет, ведение журнала может быть делегировано секретарю или другому сотруднику, на усмотрение руководителя.
Ведение записей необходимо начинать с очередного порядкового номера. То есть надо указать порядковый номер, который следует за тем, которым была закончена нумерация записей в предыдущей книге учета.
Нумеровать необходимо с титульного листа, но на самом титульном листе не должно быть цифрового символа. Лист переворачивается , на следующей странице в правом нижнем углу ставится цифра два и так последующие номера. Когда пронумерована последняя страница, книга прошнурована, необходимо отнести ее руководителю, чтобы он поставил подпись и печать.
Поскольку в результате нумерации в книге определяется общее количество страниц и таким образом обеспечивается ее сохранность от изъятий и вложений, нумерация страниц каждой книги должна начинаться заново, то есть с первой страницы.
Требования к регистрационным журналам
Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:
- Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
- Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
- Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
- После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись, которая содержит:
- названия книги;
- количества прошитых, пронумерованных листов или страниц цифрами и прописью;
- должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- даты оформления журнала.
Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.
В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.
Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.
Смысл и значение ведения журнала учёта движения ТК
Передача трудовой в результате трудоустройства должна давать работнику гарантию того, что этот важный документ действительно будет сохранён и возвращён в надлежащем виде после его увольнения.
Такая гарантия оказалась особенно необходимой в условиях массовых беспорядков, происходящих с книжками работников, устраивающихся к индивидуальным предпринимателям. Отсутствие ответственности за чужие документы показала, что их надлежащее хранение и ведение устанавливает самую низкую планку, а зачастую полностью аннулируется.
В результате, ценнейшие для владельца ТК сведения, утрачиваются безвозвратно. Суды вынуждены перегружать себя, занимаясь не своим делом и исполняя ответственность работодателя за принятый им документ, но утерянный или повреждённый.
Законодательство установило строгую форму ведения журнала. Перечислим по графам все сведения, которые фиксируются в нем:
- 1-я графа служит для простановки по порядку всех номеров книжек, которые сдали сотрудники;
- 2,3,4-я графа служат для того, чтоб записать в них дату принятия работника. Нужно учесть, что порой даты принятия сотрудника на работу и оформления его трудовой книжки могут быть различными;
- в 5-й графе записываются имя, фамилия и отчество сотрудника без сокращения;
- 6-я графа служит для записи серии и номера книжки. Когда работник в преклонном возрасте, его трудовая книжка может не иметь серию и номер. В этом случае работник службы кадров обозначает прочерком отсутствие нужных данных;
- в 7-й графе записывается специальность и профессия рабочего. Вместе с этим указывается категория, разряд и квалификация;
- 8-я графа нужна для записи наименования предприятия, куда поступил работник;
- 9-я графа служит для записи того, на каком основании принят рабочий и для записи номера приказа, соответствуя которому он начал выполнение своих обязанностей;
- 10-я графа – для подписи кадровика, которому передавалась трудовая книжка;
- в 11-ю графу заносят сведения о сумме, которую заплатил сотрудник за трудовую книжку (бланк), либо за вкладыш к ней. Эту графу заполняют в случае, когда книжка заводится вновь. В остальных случаях в ней просто ставится пометка в виде прочерка;
- в 12-й и 13-й графах будут занесены сведения при увольнении работника из организации. В 12-й графе запишут дату, когда сотруднику выдадут книжку, в 13-й графе работник должен поставить роспись, заверив получение книжки на руки.
При отсутствии работника в тот день, когда произошло увольнение, и передать трудовую книжку лично в руки нет возможности, необходимо уведомить его о том, что он обязан придти и получить ее, либо разрешить переслать книжку почтой. Так же поступают, когда рабочий на получение трудовой книжки ответил отказом.
Все предъявляемые требования опираются на законодательную нормативную основу, которая отражена в Правилах, утверждённых на самом высоком правительственном уровне.
В первую очередь к ним относятся Правила, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года, за № 225. Этот документ практически полностью регламентирует установленные формы организации работы с журналом, согласовывая требования с Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 за № 132, а также — от 25.03.2013 за № 257.
Определённые положения Правил обозначены в 4 части, пункта 40, где обусловлено, что по требуемому регламенту, форма журнала должна соответствовать стандарту, установленному Министерством труда и социальной защиты РФ.
Книга имеет формат А-4, объём по количеству листов должен быть рассчитан на её ведение в течение нескольких лет. В соответствии с этим, а также с тем, что длительность её хранения в архиве составляет многолетний срок, обложка должна быть плотной.
Нормативные требования не обязывают работодателя к особым условиям, на основании которых пришлось бы бланк книги приобретать у соответствующих лицензированных продавцов.
Она имеет обычную стандартную обложку и обычные листы, которые должны иметь лишь соответствующие требованиям графы для внесения записей.
В соответствии с этим, на книгу устанавливаются другие защитные механизмы, которые обязан сформировать работодатель.
В соответствии с пунктом 41, части 4 Правил:
- Книга должна быть подписана лично руководителем предприятия.
- Все имеющиеся в ней листы должны быть пронумерованы вручную кадровиком, уполномоченным лицом или работодателем.
- Книгу необходимо прошить и опломбировать.
Несоблюдение одного из перечисленных требований приведёт к штрафу работодателя, а ведение журнала будет признано ненадлежащим.